השפעת זרימת הידע בארגונים על הצלחת ניהול פרויקטים

יאיר דמבינסקי yair@byon-it.com

הצלחה של כל פרויקט תלויה בפרמטרים שונים ומגוונים. בין השאר ניתן למנות: המקצוענות של הצוות, הבנת הלקוח, שיתוף הפעולה בין כל בעלי העניין, איכות הניהול והשליטה של צוות הפרויקט, יעילות, ושימוש נכון בידע וניסיון קודם.
כל הפרמטרים שהוזכרו לעיל מושפעים במידה רבה מאיכות זרימת הידע בארגון. כאשר בוחנים את צרכי ניהול הידע בפרויקטים, מגלים שהם מכסים את כל הפרמטרים החשובים המשפיעים על הצלחת הפרויקטים. ניתן לדבר על חמישה צרכי ידע שונים הנדרשים למנהלי וצוות הפרויקט:

1. . גישה נוחה לנתונים כמותיים על הפרויקט
   סטאטוס ניצול התקציב, שעות עבודה, אספקות,ועוד...- נתונים אלו, וחתכים שונים שלהם (באמצעות כלי BI שונים) מאפשרים יכולת שליטה ובקרה למנהלי הפרויקט, ומאפשרים ליצור התראות כאשר קיימת חריגה באחד מהפרמטרים החשובים, כפי שהוגדרו ע"י צוות הניהול של הפרויקט.
2. ריכוז המידע הפרויקטי במקום אחד
   במהלך פרויקט נוצרים פריטי מידע רבים ומגוונים: מסמכים, מיילים, שרטוטים, תמונות, פלטי תכנה, רשומות מתוך מערכות תפעוליות, ועוד... הצורך של צוות הפרויקט הוא להגיע למידע הרלוונטי בקלות, על פי ההקשר. פתרונות שונים של מיזוג תכנים מאפשרים לרכז מידע ממגוון מערכות ומקורות במקום אחד, כך שניתן יהיה להגיע אל כל המידע בקלות ובמהירות. במקרים רבים נרצה לרכז במקום אחד את כל המידע על אירוע מסוים בתוך הפרויקט. לדוגמא – חשוב לרכז את כל המידע על ניסוי (מסמכי תכנון הניסוי, השרטוטים, הסרטים, וההתכתבויות) במקום אחד, או לחילופין את כל המידע על סקר תיכון במקום אחד. בניה נכונה של פתרון מיזוג תכנים מאפשרת להמשיך לייצר את המידע במערכות בהן הוא מיוצר, בעוד השימוש בו ייעשה במערכות המאורגנות בחתכים המשקפים את הסיטואציות שבהן ייעשה שימוש במידע. הבסיס לפתרונות מוצלחים של מיזוג תכנים: אבחון נכון של המצבים שבהם יש צורך להשתמש במידע, יצירת טקסונומיה ארגונית ("שפה משותפת") המשקפת את המצבים הנ"ל, ובניית פתרון web –י ידידותי המתבסס על טקסונומיה זו.
3. מידע וידע מקצועי הרלוונטיים לפרויקט
   בארגון קיים ידע מקצועי רב ומגוון הרלוונטי להצלחת הפרויקט. ידע זה יכול להיות ידע טכנולוגי, ידע על הלקוח, היכרות עם המוצר או כל ידע מקצועי אחר החיוני להצלחת הפרויקט. קיימות מספר דרכים לוודא שהידע המקצועי הנדרש לפרויקט יהיה זמין בעבורו:
   1. שיבוץ המומחים בצוות הפרויקט – פתרון מצוין, אבל לא תמיד אפשרי.
   2. יצירת קהילות ידע סביב הנושאים המקצועיים החשובים בארגון. אם תהיה בארגון קהילת ידע של כל העוסקים בטכנולוגיית .NET, או כל מנהלי הפרויקטים העובדים מול לקוח מסוים, תהיה אפשרות לשפר את המקצוענות בחתכים הללו, ולבנות מקום בו הידע בנושא נשמר וממשיך להיווצר. קהילות ידע אלו יהוו כתובת ברורה לכל מי שנכנס לנושאי העיסוק של הקהילה.
   3. "דפי זהב" של מומחים. פתרון שקשה ליישם בד"כ בארגונים, בפרט בארגונים בהם תחלופת כח האדם גדולה. עם זאת, בארגונים שבהם המומחים נשארים בתפקידם שנים רבות, או בארגונים שבהם נוצר מנגנון שיעדכן מידע זה – ניתן ליצור פתרונות עובדים.
   4. ארגון המידע והידע המקצועי במקום אחד, בחתכים מתאימים.
      
4. ניהול הידע והניסיון הארגוני בניהול פרויקטים
   לא פעם, בארגונים מבוססי פרויקטים, שמעתי מנהלי פרויקטים שאמרו לי: "בארגון שלי ניהלו ומנהלים מאות או אלפי פרויקטים, ובכל זאת אני מרגיש שאני הראשון". בארגון יש אנשים רבים בעלי ניסיון בניהול פרויקטים, כולל פרויקטים דומים לזה שמתחיל עכשיו, אבל במקרים רבים מדי מנהל הפרויקט נאלץ להמציא את הגלגל מחדש. הניסיון הארגוני נמצא במקרים רבים בראשים של אנשים, אבל הוא בא לידי ביטוי גם בתוצרים מוחשיים שונים: נהלים, תקנים, לקחים, Best practices, רשימות תיוג, תבניות, טפסים. על מנת שמנהל הפרויקט וצוותו ייהנו מהידע הארגוני הקיים, צריך ליצור שתי פלטפורמות עיקריות:
   1. קהילות ידע של מנהלי הפרויקטים, שיאפשרו לאנשים להיפגש ולהתכתב, כדי ללמוד זה מזה טכניקות ושיטות לניהול מוצלח של פרויקטים, כמו גם רעיונות להתמודדות מוצלחת יותר עם מצבים שונים בפרויקטים.
   2. ריכוז הידע והניסיון הכתוב בחתך של סיטואציות השימוש: לקראת שלב הבדיקות נרצה לקבל את הנהלים, התחקירים ורשימות התיוג הרלוונטיים לבדיקות, כמו גם את הטפסים, התבניות והמדריכים שנבנו עבור שלב זה. אנשים ישתמשו בתוכן אם יהיה מאורגן עפ"י מצבי השימוש ולא עפ"י סוג המידע.
5. שיתוף ידע בין בעלי העניין במהלך הפרויקט
   במקרים רבים, הצלחת הפרויקט נשענת על תקשורת טובה בין מרכיבי הפרויקט. באופן דומה, ניתן לומר שחלק גדול מהכישלונות בפרויקטים נובעים מתיאום ציפיות לקוי או תקשורת לא מוצלחת בין הגורמים השונים העוסקים בפרויקט. ניהול פרויקט מוצלח צריך לאפשר אינטראקציה טובה וקבועה בין המרכיבים השונים של הפרויקט. האינטראקציה יכולה ללבוש שני פנים:
   1. מפגשי פנים-אל-פנים (או לחילופין Video conferencing) לתקשורת סינכרונית, לתיקוף רעיונות ולהתלבטויות משותפות.
   2. פורום וירטואלי שמאפשר תקשורת א-סינכרונית, שבה ניתן להשתמש עבור מטרות מגוונות החל מתיאומים פשוטים, עבור דרך שאלות מקצועיות שונות, וכלה בסיעורי מוחות על כיווני ההתקדמות בפרויקט.

לסיכום, פרויקטים נשענים על ידע מסוגים שונים. במאמר זה נסקרו חמישה צורכי ידע שונים, הנדרשים למנהלי וצוות הפרויקט: גישה נוחה לנתונים כמותיים על הפרויקט, ריכוז המידע הפרויקטי במקום אחד, מידע וידע מקצועי הרלוונטיים לפרויקט, ניהול הידע והניסיון הארגוני בניהול פרויקטים, שיתוף ידע בין בעלי העניין במהלך הפרויקט. ניהול נכון של הידע נותן אפשרות לשפר את כל המרכיבים המשפיעים על הצלחת הפרויקט (מקצוענות, שיתוף פעולה, שליטה ובקרה, ועוד...), ולפיכך מהווה מרכיב חשוב בהצלחת הפרויקטים.

______________________________________________
יאיר דמבינסקי הוא בעל תואר שני במדעי המחשב, ותואר ראשון במתמטיקה, אך מגדיר את עצמו בעיקר כמנהל מנוסה. יאיר מכהן כיום כסמנכ"ל פרויקטים בחברת Byon וכשותף בחברה. יאיר שימש בעבר כמנהל הידע של רפאל, ולפני כן שימש בתפקידים מקצועיים וניהוליים ביחידה 8200, על חלק מפעילויות אלו זכה, בשנת 2000, בפרס בטחון ישראל.