ניהול התקשורת בפרויקט
יוסי כהן, BSC, MBA, PMP משמש כ-PMO ומנהל פיתוח עסקי במוטורולה.
yossi.cohen@motorola.com

ממחקרים עולה כי 60% מהכישלונות בפרויקטים נובעים מחוסר תקשורת! זאת בעוד שכ- 85% מזמנו של מנהל הפרויקט מושקע בתקשורת בפרויקט.
במאמר זה אנסה להבהיר חלק מהנקודות העלולות לגרום לבעיות בפרויקט, מה כדאי לעשות ומה נעשה בתחום בישראל.

הבעייתיות בפרויקט:
• קיום ארעיות – אנשים לא קבועים (מצוותים עובדים לפרויקט ובסיומו מתפזרים).
• חוסר דיווח ישיר – צוות הפרויקט קשור מטריציונית למנהל הפרויקט.
• ניגוד אינטרסים - האג'נדה האישית של צוות הפרויקט לא חופפת לאג'נדה של הפרויקט.

התקשורת בפרויקט אותה מבצע מנהל הפרויקט:
• תקשורת נכנסת / יוצאת
• Emails וטלפונים לספקים / לקוחות / ישיבות / שיחות מסדרון

תיאום ציפיות: על מנהל הפרויקט לדעת שאיש הצוות עסוק בהרבה דברים אחרים מחוץ לפרויקט. לפיכך, האג'נדה והלו"ז של איש הצוות עשויים להיות שונים משל הפרויקט. מנהל פרויקט מנוסה יבצע תיאום ציפיות וינסה להתאים את לו"ז הפרויקט (הישיבות) ללו"ז אנשי צוות הפרויקט.

הגדרת התפקידים בפרויקט: בד"כ בישיבת התנעת הפרויקט, המכונה Kick-Off Meeting.
הגדרת התפקיד, כפי שרואה אותה מנהל הפרויקט, לא תמיד חופפת עם רצונות / שאיפות אנשי הצוות. אנשים יעשו דברים שהם: אוהבים, מסוגלים, שאכפת להם.

מה עושים:
• משלבים את אנשי הצוות בתהליך הגדרת התפקידים – ובכך, יוצרים שותפות, מוטיבציה ומחויבות.
• עורכים ישיבת Kick-Off באווירה שונה (מחוץ למפעל). פעולה זו מתניעה פורמאלית את התהליך, יוצרת מוטיבציה וכך מנהל הפרויקט מראה לצוות שהנושא חשוב. השקעה נראית של מנהל הפרויקט תיצור השקעה גם מצד אנשי הצוות.

מספר רעיונות להגברת התקשורת בין הגופים השונים בפרויקט:

הכנת מסמך דרישות (SOW) ראשוני והעברתו לגורמים השונים שצריכים לבצעו. כל גורם מתייחס למסמך ומפרט את הדרוש לו על מנת לבצע את המשימות שלו (כ"א, משאבים, לו"ז וכו'). מנהל הפרויקט בוחן את הדרישות ומאשרן. בסוף מופץ מסמך דרישות (SOW) עדכני הכולל את כל הדרוש לביצוע ואשר מתאים לגורמים השונים שצריכים לבצעו.

ביצוע תהליך ברור ומסודר מאוד של דוחות פשוטים המופצים באופן שבועי / חודשי. דוחות סטאטוס הפרוייקט ומשימות לביצוע מופצים לאנשי צוות הפרויקט, למנהלי פרויקטים אחרים ולמנהלו של מנהל הפרויקט. תהליך זה מבטיח שקיפות והעברת ידע בין כל הגורמים, כולל אל / מפרויקטים אחרים. הדוחות צריכים לשים דגש על ההבדלים מהשבוע שעבר (אם הצפי לאבן דרך מסוימת לא שונה משבוע שעבר, אין מה להתייחס לכך).

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

יוסי כהן, BSC, MBA, PMP משמש כ-PMO ומנהל פיתוח עסקי במוטורולה.
yossi.cohen@motorola.com