הקמת גוף ניהול פרויקטים בחטיבת Fun Dial של חברת קומברס
מבוסס על ראיון עם מר צדוק עובדיה, CPO, חטיבת Fun Dial, קומברס
מאת גלית יסקרביץ טיץ, galit.yati@gmail.com ,PMP

רקע כללי
קומברס היא ספקית מובילה של תוכנות ומערכות המאפשרות הפעלת יישומי מולטימדיה בעלי ערך מוסף על גבי רשתות קוויות ואלחוטיות. לקומברס קרוב ל- 20 שנות ניסיון בהן היא סייעה לספקיות שירותים להגשים את מטרותיהן העסקיות דרך פריסתן של מערכות טלקומוניקציה נרחבות. מעל ל-400 מפעילות של רשתות קוויות ואלחוטיות בלמעלה מ-100 ארצות מסביב לעולם מסתמכות על פתרונות השירותים המובנים של קומברס על מנת לחזק זהות מותגים, להגביר נאמנות לקוח ולהגדיל את ההכנסה הממוצעת מכל משתמש.
קומברס היא יחידה של קומברס טכנולוגיות בע"מ- חברה ציבורית הנסחרת בבורסת הנאסד"ק. פרופיל החברה זמין בקישור הבא:
http://www.comverse.com/company_profile
קומברס מחולקת לחטיבות, כאשר צדוק עובדיה הוא Chief Project Office) CPO) בחטיבת Fun Dial. החטיבה מתפקדת כיחידה עסקית וכוללת גופי פיתוח, ביזנס, שיווק, ניהול מוצר ועוד.
Fun Dial - הוא שמו של אחד המוצרים בתחום התוכן של קומברס, שמאפשר למנויים ברשת טלפוניה להגדיר מה ישמעו אנשים שמתקשרים אליהם בטלפון בעת ההתקשרות, במקום הצליל הרגיל.
מפעיל סלולארי או טלפוני, שרוכש את השירות מקומברס, מאפשר למשתמשים שלו להוריד שירים כרצונם ולתכנן פרופיל שימוש ייעודי להם. דוגמה לשירות זמינה בקישור הבא:
http://www.orange.co.il/obox/ft_lobby.aspx
ראיון זה התמקד בהקמת משרד ה- PMO בחטיבת Fun Dial ע"י מר צדוק עובדיה.

הקמת ה PMO
מהלך הקמת ה-PMO החל לפני 3 שנים, עם הצטרפותו של צדוק לקומברס.
הוחלט אז בחטיבה למסד את נושא ניהול הפרויקטים שהיה עד אז חלק מגוף ה- Operations. צדוק מונה לאחראי תחום פרויקטים, Chief Project Officer) CPO), תפקיד שמטרתו לנהל את מנהלי הפרויקטים ואת הפרויקטים השוטפים במקביל להקמת התשתית הפרוייקטית לחטיבת Fun Dial.
בתור פעולה ראשונית, היה צורך להגדיר את אחריות בעלי התפקידים השונים באגף ה- Operations, ובתוך כך הוגדרו ה- Roles and Responsibilities) R&R) של מנהל הפרויקט. כמו כן הוגדרו כל הפעילויות של מנהל הפרויקט לכל אורך חיי הפרויקט (Project Management Life-Cycle).
אז הוחל בהקמת משרד הפרויקטים, תהליך אשר לראייתו של צדוק, כלל מספר שלבים:

1. בניית סט כלים ותבניות שישמשו את מנהלי הפרויקטים בתפקידם.
2. התאמת המבנה הארגוני ותפקידם של מנהלי הפרויקטים לראיה החדשה.
3. בניית מתודולוגיה לניהול שוטף ובקרה, כולל כלים רלבנטיים.
4. תהליך Gating, קביעת תהליך אחיד וקבוע לכל הפרויקטים עם שערים.
5. קביעת מדדים להצלחת פרויקטים ויעד לשיפור המדדים לאורך זמן.

המאמר יסקור בהרחבה את חמשת השלבים בהקמת משרד ניהול הפרויקטים.

שלב 1- בניית סט כלים ותבניות שישמשו את מנהלי הפרויקטים בתפקידם.
בשלב ראשון היה הצורך ליצור תבניות (Templates).

למשל, תבנית בעבור מסמך הדרישות (spec) שנסגר מול הלקוח. מסמך זה כולל אספקטים טכניים, פירוט התכונות שהלקוח מבקש וכד' ועליו הלקוח חותם. עד להכנת התבנית המדוברת לא היו הנחיות מדויקות לאיסוף הדרישות, שלרוב היו מפוזרות בין מסמכים שונים. האתגר היה ליצור מסמך אחד, סטנדרטי ואחיד, שמדבר בשפה של הלקוח (ולא בעיני המהנדסים). פיתוח התבנית לווה ביצירת תהליך תואם לפיו את המסמך כותבים בשיתוף עם הלקוח בסדרת מפגשים הנקראים workshop ואורכים כ- 3 ימים.
תבנית נוספת שזוהתה כחסרה היא תבנית סטנדרטית לגנט פרויקטי. הפרויקטים חולקו ל:
1. סטנדרטי ו-2. קומפלקס. עבור הפרויקט הסטנדרטי יצרו תבנית ובה השלבים החוזרים על עצמם מפרויקט לפרויקט. הפרויקט מסוג קומפלקס הוגדר כייחודי, ככזה שלא חוזר על עצמו ולכן עבורו אין תבנית ומפתחים תרשים גנט רלבנטי לכל פרויקט.

שלב 2- התאמת המבנה הארגוני ותפקידם של מנהלי הפרויקטים לראיה החדשה.
במקביל לארגון התבניות היה צורך להתאים את המבנה הארגוני של משרד ה- PMO בגוף ה- operations לצרכים. הוחלט על הקמת גוף Delivery שירכז תחתיו את משרד ה-PMO, את הפיתוח הפרויקטי ואת הבדיקות הפרוייקטיות. מר ארתור ויינשטיין מונה להוביל את כל גוף ה-Delivery החדש.
תהליך השינוי היה ארוך ובמסגרתו חולקו הפרויקטים ומנהלי הפרויקטים לקבוצות וגויסו מנהלי קבוצות (PMO – Project Manager Officer) שתחתיהם PMs (Project Managers). כל PMO מונה אחראי לגזרה גיאוגרפית מסוימת ומכיוון שהוגדרו 3 גזרות- מונו שלושה PMOs. ה- PMs אחראים כל אחד למספר לקוחות ולפיכך כל PM מנהל מספר פרויקטים. לרוב מדובר בשלושה פרויקטים פעילים באורך ממוצע של 5 חודשים אחד, ופרויקטים אחרים שמנוהלים כשינויים/ שיפורים ללקוח.
המבנה הוא מבנה מטריציוני חלש כך שמנהלי הפרויקטים עובדים מול ראשי צוותים של הפיתוח והבדיקות, אשר מקצים את אנשיהם עבור הפרויקטים.

תרשים המבנה החדש:

בפועל כיום, קשה לשמור על החלוקה הגיאוגרפית בגלל חוסר איזון בעומס העבודה, ולכן פרויקטים חדשים שנכנסים נמסרים לניהולם של PM שעמוסים פחות באותו זמן, ולאו דווקא לפי השתייכות גיאוגרפית.

שלב 3- בניית מתודולוגיה לניהול שוטף ובקרה, כולל כלים רלבנטיים.
משסודרה התשתית הארגונית והפרויקטים החלו לפעול בסביבה ארגונית מתאימה ועם הכלים והתבניות הרלבנטיים, עלה מצד ההנהלה הצורך בפיקוח ובקרה.
יש בארגון כ- 30 פרויקטים במקביל והיה צורך מובהק לראות אותם בראיה כוללת ובחתך אחיד.
כדי להגיע לתוצר שכזה יש צורך קודם כל באיסוף של כל הנתונים ולאחר מכן בקונסולידציה של סך הנתונים של הפרויקטים השונים. המטרה היא שבלחיצת כפתור הנתונים יציפו להנהלה תמונה כוללת: מי מהפרויקטים חורג בלו"ז או תקציב, מה הסיכונים המרכזיים וכד'.
כדי לתת מענה לצורך זה פותח כלי ב- ACCESS שנקרא: Project Management Tool = PMT. הכלי מכיל את כל הנתונים שמנהל פרויקט נדרש להם לצורך ניהול שוטף של הפרויקט, כגון:

• תכולת הפרויקט;
• אנשי הצוות ותפקידם;
• שערים (Gates) על ציר זמן עם מקום לעדכון תאריכים;
• סיכונים;
• פעולות לביצוע (action items);
• פרטי הלקוח;
• ויומן פרויקט (Log).

מנהל פרויקט מתחזק את הנתונים בכלי אחת לשבוע באופן ידני.
מעל ל- PMT הוגדרה שכבה נוספת שנקראת Dashboard והיא מוזנת מנתוני ה-PMT ומציגה אותם להנהלה עפ"י החתך שהוגדר מראש.
המידע על הפרויקטים מופיע לפי סדר לקוחות, כל לקוח / פרויקט מתומצת לשורה אחת עם רמזור צבעים למצב הפרויקט: אדום- חריגה, צהוב- במגמה שלילית, ירוק- לפי התכנון.
המנהל יכול לקבל את מלוא פרטי הפרויקט ע"י לחיצה כפולה על שם הלקוח/ פרויקט (drill down). במסכי הפרויקט, אגב, למנהל יש הרשאות קריאה בלבד. במידה ויש לקוח עם יותר מפרויקט אחד- המידע ישקף את מצב הפרויקט הגרוע מבין השניים.
המערכת המתוארת לעיל, PMT ו- Dashboard, הייתה מוכנה לשימוש לפני כשנתיים וזוכה להצלחה רבה ושימוש יעיל. אחת הסיבות הרבות להצלחה ולעובדה שמנהלי הפרויקטים לא מסתכלים על עבודת העדכון כעל עומס מיותר אלא כעל כלי יעיל, היא שהם היו שותפים מלאים במהלך אפיון הצרכים של המערכת.
השימוש בכלי עוגן בנוהל שעיקרו:
בתחילת השבוע מנהלי הפרויקטים מעדכנים את הנתונים בכלי, ביום שני ה-PMO סוקר את הנתונים, ביום שלישי ה-PMO סוקר את מצב הפרויקטים עם מנהל ה-delivery וביום רביעי יש דיון הנהלה בהשתתפות ה-PMOs , מנהלי ה- Delivery ומנהלי קבוצות ב-R&D.

שלב 4- תהליך Gating, קביעת תהליך אחיד וקבוע לכל הפרויקטים עם שערים.
הרעיון היה ליצור אבחנה ברורה בין שלבים שונים בפרויקט, בייחוד כאלו שכוללים "העברת מקל" בין גופים שונים. לשם כך הוגדרו חמישה שערים:

#	Gate name	Sender	Receiver
1	Readiness for project	Pre-sale	PM
2	Readiness for development	PM	Dev
3	Readiness for testing	Dev	Testing
4	Readiness for Internal Acceptance Test Procedure (IATP)	Deployment	Testing
5	Readiness for Customer Acceptance Test Procedure (CATP)	PM	Customer

לכל שער מוגדר מסמך Checklist עם שאלות שניתן לענות עליהן כ-Pass/ Fail. במידה ו-Gate נכשל, נשלחת הודעה למנהלים הנוגעים ויש ובצע Gate חוזר ולא ניתן להתקדם לשלב הבא בפרויקט.
שערים אלו הם חלק ממערכות ה- PMT וה- Dashboard. כלומר- מנהל הפרויקט צריך להזין תאריכים מעודכנים/ חזויים לכל אחד מהשערים ותאריכים אלו נכללים כחלק מהדיווח להנהלה האם הפרויקט עומד בלו"ז או לא.
ניהול מערכת שערים מעניק יתרונות רבים:

• תהליך אחיד ושפה אחידה לכל הפרויקטים-
  בכדי לדעת התקדמות של פרויקט ניתן לשאול באיזה שער נמצא ולהסיק על מיקומו בתהליך.
• מסגרת אחריות ברורה של מי אחראי למה ומתי ("העברת המקל" שצוינה לעיל).
  מסיר עמימות ומאפשר תקשורת קולחת יותר.
• בקרה של ההנהלה ברמה של אבני דרך כאשר השערים מהווים את אבני הדרך.
  ועוד.

שלב 5- קביעת מדדים להצלחת פרויקטים ויעד לשיפור המדדים לאורך זמן.
התהליך המתואר לעיל, הכולל את שלבים 1-4, ארך כשנתיים.
ה"מדרגה" הבאה אליה שאף הארגון להגיע היא מדידת ביצועים ושיפור. כלומר- עכשיו, אחרי שיש תשתית, מתודולוגיה ומערכת בקרה תומכת, אפשר להתחיל למדוד ביצועים ולשאוף לשפר אותם.
לשם כך הוגדרו ע"י ההנהלה היעדים אליהם היא שואפת ואותם היה צורך לכמת ולמדוד.
ההנהלה בחרה לשפר את לוחות הזמנים והרווחיות.
בהתאם לכך הוכרזו המדדים של (Profit and Loss (P&L ו- Time To Market) TTM).
נבנתה מערכת לתקצוב פרויקטים ואיסוף נתוני עלות הפרויקטים. מערכת קיימת אפשרה להתחיל לאתר "זוללי עלויות" ולפעול להקטנתם.
לדוגמא- זוהו עלויות גבוהות בפאזת ה- IATP וחקירה העלתה שהעלות הגבוהה נובעת מ"הקפצות" רבות של עובדי החברה לשטח לצורך בדיקות ומתן פתרון.
הגדרת הבעיה אפשרה למצוא פתרון בדמות יחידה שפועלת אצל הלקוח ומאפשרת בדיקה מרחוק. הימצאותה של יחידה כזו מאפשרת הבנה של הבעיה מרחוק, ללא צורך בטיסה. כעת יכול המהנדס לפתור את הבעיה מהארץ או לפחות לטוס מוכן עם פתרון או אמצעי ציוד הדרושים לו לעבודה בשטח, מה שמייעל ומקצר את משך הנסיעה משמעותית.
נכון להיום המדידה מראה שהעלויות ולוחות זמנים (מיום ההזמנה ועד האספקה ללקוח) קוצצו בחצי!
השאיפה הנוכחית היא להמשך שיפור המדדים הנוכחיים וקביעת מדדים נוספים לשיפור.

עלו והצליחו!

ליצירת קשר עם צדוק עובדיה, ניתן לפנות לכתובת Zadok.Ovadia@comverse.com

______________________________________________
הכותבת - גלית יסקרביץ טיץ, PMP, יועצת ומדריכה בניהול פרויקטים. מוסמכת בניהול פרויקטים מטעם אוניברסיטת ג'ורג' וושינגטון ובעלת ניסיון של 8 שנים בתחום. גלית היא חברת הנהלה בסניף הישראלי של ה- PMI.