חתרו ל"אפקטיביות זמן" ולא ל"אפקטיביות משאבים"
מאמר ראשון בסדרה
מאת סנג'יב גופטה, CEO, Realization
מאנגלית תומר קידר, PMP
בעוד שהפרקטיקה המקובלת בניהול פרויקטים מוכוונת השגת אפקטיביות במשאבים, שימוש אפקטיבי בזמן הוא המפתח להצלחה בפרויקטים. גישה זו נכונה הן מההיבט התפעולי והן מן ההיבט העסקי. להלן אפרט.
ביצועים תפעוליים
כאשר פרויקטים חורגים מלוח הזמנים, אנו חווים יותר מאשר "איחורים". ישנו תג מחיר המתלווה לאיחור, אשר לעיתים קרובות מדיי מתבטא בהתפשרות על תכולה על איכות או על שניהם. להלן מספר נקודות שיבהירו נקודה זו:
- למרות שמנהלים מתמודדים עם חריגות במשאבים באופן אפקטיבי יותר, קיים תיעוד רב, ויעיד על כך גם השכל הישר, כי ככל שפרויקט מתארך, כך גדלים המשאבים שהוא צורך. למעשה, חתירה ל"אפקטיביות משאבים" מותחת למעשה פרויקטים, ובכך מעלה עלויות.
- למן הרגע שפרויקטים מאחרים, הם גוררים אחריהם עלות האצת הביצועים.
- בפרויקטים עתירי הון, ככל שהפרויקט אורך יותר, כך גדלה עלות הכסף המקושר לפרויקט.
- בארגונים מרובי פרויקטים, זמן שווה גם לתפוקה. באופן פשוט, ככל שפרויקטים מסתיימים מהר יותר, כך גדלה המהירות בה משתחררים משאבים לפרויקטים הבאים.
אין וויכוח על כך שתהליך ושיטה נדרשים להבטיח שדרישות הלקוח מובנות, ושעבודה מבוצעת באיכות גבוהה; אולם לחץ זמנים יביא ברוב המקרים לפשרה דווקא בעקרונות אלו. לפיכך, שמירת זמן מספק הכרחית לאיכות גבוה.
ביצועים עסקיים
אין זה משנה אם אתה מפתח מוצר חדש, בונה תשתית, מרכיב מטוס או מבצע פרויקט תחזוקה למפעל שלם, ככל שהפרויקט יבוצע מהר יותר, כך הוא יביא עימו ערך רב יותר;
- ככל שמחזור החיים של הפרויקט מתקצר, זמן ההגעה לשוק מתקצר, מה שמאפשר השגת נתח שוק גדול יותר במחירים גבוהים יותר.
- ככל שמסתיימים פרויקטי תשתית מהר יותר, כך תועלותיהם מתקבלות מהר יותר.
- סבב תחזוקה, שיפוץ ובדיקה כללית מהירים יותר במטוסים ובספינות, שווה ערך לזמינות צי גבוהה יותר עם צי קטן יותר.
- תחזוקה מהירה יותר משמעותה זמינות ממשוכת יותר של המפעל והמכונות לטובת הייצור.
עסקים מוכווני פרויקטים, אשר מוצאים עצמם מתאימים לאחד מן התרחישים הללו, יכולים ליצור יתרון תחרותי באמצעות הבטחת אספקה במועד של תוצרי הפרויקטים שלהם. ואם הם נמצאים על הנתיב הקריטי של הפרויקטים, הם יכולים אפילו להציג דרישות מחיר גבוהות יותר!
עשוי זה להיות מתסכל, שלמרות כל המאמצים, רק לעיתים נדירות מסתיימים פרויקטים בזמן, במסגרת התקציב ומספקים את התכולה המלאה. לאור זאת, כיצד אנו יכולים להעלות על דעתנו לבצע יותר פרויקטים, מהר יותר, בזמני מחזור קצרים יותר וכל זאת בפחות משאבים?
אין כל ספק בכך; הגישה הנוכחית אינה עובדת ועלינו למצוא גישה רעננה. עלינו לשנות את הדרך בה אנו מנהלים את ביצוע הפרויקטים. השינוי מתחיל בהכרה המשמעותית הבאה: זמן הוא המשאב היקר ביותר בפרויקטים.
המאמר המקורי באנגלית מתפרסם באתר Realization בלינק המצורף או בקישור הבא...
http://www.realization.com/emm.htm
