ניהול פרויקט על פי עקרונות הג'ודו

מאת מקס טרופ, ג'ודוקה, יועץ, תלמיד תמידי, maxtropp@012.net.il

ג'ודו ופרויקטים – "להטיל משהו קדימה"...
בג'ודו המטרה היא לנצח את היריב מבלי לפצוע אותו או להרוג אותו. בג'ודו גם לא מפילים או זורקים יריב אלא מטילים אותו כמו שתרנגולת מטילה ביצה בעדינות.

JU = עדינות DO = דרך

כדי להשיג מטרה זו יש ב ג'ודו שרשרת של שלוש פעולות חיוניות והן:

1. תנועה
2. איזון
3. מינוף

כדי להגיע לשלב המינוף, בו האחד עומד להטיל את יריבו (השגת המטרה), על הג'ודוקה למצוא את נקודת האיזון בין גופו לבין גוף היריב, וזה אפשרי רק אם הוא יכניס אותו לתנועה.

על פי ויקיפדיה גם פירוש המונח "פרויקט" הוא - "להטיל משהו קדימה", ומקורו מן המילה הלטינית projectum, שנגזרת מן הקידומת pro שמשמעותה היא "משהו שבא לפני כל דבר אחר שייעשה". במקור תיאר מונח זה את תכנית הפרויקט בלבד שלאחריה מבוצעת שרשרת של פעולות עם סיום בסופה; בעוד שמטרת הפרויקט נמצאת מאחורי "קו הסיום" - הפרויקט מהווה אמצעי להשגתו.

גם הג'ודו על כל שלביו מהווה אמצעי להשגת מטרה ואפשר להשוות את שלבי ההתפתחות השונים של העוסק בג'ודו לשלבי הפרויקט המוכר לנו, כאשר גם כאן כדי "להטיל משהו קדימה" אנו זקוקים לשרשרת של פעולות כשכל פעולה תלויה בביצוע מוצלח של זו שקדמה לה.

ניתן להקביל את שרשרת הפעולות החיוניות בג'ודו לפרויקט המסורתי שאנו מכירים:
עלינו להשתמש בכוחות שפועלים בתהליך - אינטרסים כלכליים, פוליטיים ועוד של בעלי העניין- (תנועה) תוך כדי שימת הדגש על ה"למה זה טוב בשבילי" של כל אחד ואחד (איזון). הטמעת שתי הפעולות האלה תביא להשגת מטרות הפרויקט (מינוף).

להלן אתאר שתי דוגמאות לפרויקטים בהם הייתי מעורב, ואשר בהם פעלתי על פי עקרונות הג'ודו:

דוגמה 1:
במהלך 1999 פנה אלי מנהל הרכש של חברת הוצאה לאור גדולה בהולנד והציג בפניי את העניין הבא:
במשך 25 שנה מסעדת העובדים שבבניין, שמספקת שירותי הסעדה לכ-1,000 איש, נוהלה על ידי עובד החברה שעמד לפרוש לגמלאות ונפלה ההחלטה להוציא פעילות זו למיקור חוץ.
ההחלטה הייתה יותר קלה מביצועה מכיוון שכל הידע שהיה באמתחתו של מנהל הרכש לגבי התהליך הסתכם בחוויות של מקבלי השרות ורשימה של דרישות הנהלה לגבי הספק העתידי.
מה שחסר היה:

1. ידע על ציפיות מקצועיות משרותי הסעדה
2. ידע על דרישות החוק משרותי הסעדה
3. ידע על ההבדל בין החברות השונות שפועלות בשוק ההסעדה ההולנדי.

קיבלתי על עצמי את ניהול הפרויקט וכתבתי מכתב לשמונה חברות ההסעדה הגדולות והידועות, שכלל בתוכו בין היתר את הטקסט הבא:

"אני מקס טרופ, יועץ אסטרטגי, וקיבלתי על עצמי לעזור ללקוח שלי לבחור את אחד מכם כספק שרותי הסעדה למסעדת העובדים בה אוכלים מדי יום 1,000 איש.
הבעיה שרציתי לשתף בה אתכם היא שאני מתמחה בקבלת החלטות והגדרת מטרות על בסיס חשיבה מונחית ג'ודו אך אין לי שמץ של מושג לגבי הקריטריונים שאמורים להוות בסיס להחלטה איזה ספק שרותי הסעדה עלינו לבחור.
מכיוון שהידע בשטח זה נמצא כולו אצלכם אבקש לשלוח לי רשימה שכוללת 17 נקודות שלדעתכם צריכות להוות את בסיס הידע להחלטה שלנו."

במכתב ציינתי גם את שמות שאר החברות אליהם נשלח המכתב.
שלוש חברות לא ענו לי, שתיים שלחו לי את חומר ההסברה הסטנדרטי שלהם ללא התייחסות ספציפית למכתב שלי, שתיים שלחו לי רשימה שכוללת 17 נקודות חשובות לדעתן + ספר עם מידע וחברה אחת שלחה לי את מבוקשי עם מכתב בו התייחסו אליי ואמרו שישמחו לפרט את צורת עבודתם.
המידע שקיבלתי מפעולת שליחת המכתב שלי איפשר לי ליצור לעצמי את הידע הבא:

1. כולם התייחסו! גם שלושת החברות שלא שלחו לי תשובה בטאו בכך התייחסות גם אם זו לא ההתייחסות שרצינו לקבל; משמע אנחנו עם 1,000 לקוחות כנראה קטנים מדי עבורם.
2. ידע מקצועי נרחב לגבי נקודות עליהן צריך לקוח פוטנציאלי לתת דעתו לפני החלטה.
3. חוזקות-חולשות: היו נקודות שצוינו על ידי ספקים מסוימים כחשובות ביותר בתהליך כאשר ספקים

אחרים כלל לא הזכירו אותם, זה שימש לנו כבסיס למיפוי נקודות חזקות וחלשות אצל הספקים השונים.
על סמך הידע שייצרנו יכולנו לעשות מיפוי צרכים מדויק ומאוזן, המופיע באיור הבא:

בנינוRFP מפורט, כאשר גם שם השתמשנו בידע שבנינו על סמך המידע מהספקים הפוטנציאלים

כאשר אלה עזרו לנו לקבוע את משקלות הקריטריונים השונים
והתוצאה הייתה חוזה עם איזון בין צרכי החברה, העובדים והספק.

סיכום דוגמה 1:
במושגי ג'ודו, (תנועה, איזון, מינוף) לקחנו תהליך והכנסנו בו תנועה כי ידענו
שהמצב המקובע בו לנו אין ידע על הקריטריונים לא יאפשר לנו להשיג את מטרות התהליך. שיתוף הספקים לאורך התהליך נתן לנו בסופו של דבר הסכם מאד מאוזן והחוזה מהווה עד עצם היום הזה בסיס לשיתוף פעולה בין הצדדים גם אחרי 8 שנים של שיתוף פעולה וזה המינוף שחיפשנו.

דוגמה 2:
במפעל לייצור מוצרי חלב (מהגדולים בארץ) חוו צורך בשיפור ושדרוג תהליכים פנים ארגוניים בשרשרת האספקה. בבחינת המצב הבחנתי כי נציגי כל מחלקה –שהיוותה חוליה בשרשרת- (רכש, תפ"י, ייצור, איכות, מעבדה וכו') ידעו לספר בצורה ברורה מהי מטרת המפעל בעיניהם ומה מטרת המחלקה שלהם, הן בהיבט הפנים מחלקתי והן בהיבט יחסי הספק לקוח שלהם עם המחלקות האחרות בשרשרת.
הבעיה הגדולה בעיניי הייתה המודעות, או יותר נכון חוסר המודעות של כל חוליה וחוליה להשפעת עבודתה על חוליות שמעבר לאלה שצמודות לה בשרשרת.
הפרויקט בו נתבקשתי לטפל כלל את היחסים שבין המעבדה לבין מחלקות הייצור השונות.
בכל שלבי הייצור, מובאות בדיקות למעבדה ולכל בדיקה ובדיקה יש פרק זמן מרבי למתן תוצאות, בכדי לא לעכב את המשך עבודת השרשרת. המצב עלול להגיע לכך שעיכוב תוצאה של בדיקה מסוימת, עלול לגרום לעצירת שליחת מוצרים ללקוחות מה שיגרום לנו (לך ולי) לקנות מוצר של מתחרה.
הכוחות הפועלים בתהליך, אותם זיהינו היו בין היתר:

• עובדי מחלקות הייצור
• עובדי המעבדה
• מנהל המעבדה
• מכשור המעבדה

כוחות אלה התנגשו לא פעם, למשל כאשר החלטתו של עובד ייצור, שלא להביא כל בדיקה מהמחלקה למעבדה (מרחק הליכה ניכר) אלא לאגור מספר בדיקות ואז להביאם, גרמה לכך שכמות המכשירים שבמעבדה לא יכלה לספק תשובות לכל הבדיקות בזמן הנדרש והמוסכם כיוון שאפשר לבצע רק בדיקה אחת במכשיר מסוים ברגע נתון.

בסדנת הגדרת/ מיפוי מטרות ואמצעים משותפת לעובדי המעבדה ולנציגי מחלקות הייצור נתבקשו כל המשתתפים "ללבוש" כובעים של גורם אחר בשרשרת האספקה ועל ידי כך שיפרנו בצורה משמעותית את מודעות העובדים לחשיבותה של העבודה אותה הם מבצעים בעיני ה"לקוחות" הפנימיים.
בדרך כלל בסדנאות להגדרת אמנת שרות או חתימת חוזה שרות יש התנצחות ומשא ומתן דבר שאנחנו נמנענו מלעשות כי ברוח הג'ודו לא הולכים בכוח נגד כוח אלא זורמים עם הכוחות.
את כל הכוחות והתסכולים שפעלו בתהליך ניתבנו לאפיק חיובי על ידי מתן האפשרות לכולם לחוות את החוליות האחרות. פעולה זו היא דוגמה קלאסית להוצאה מקיבעון – תנועה.
מכיוון שכל המשתתפים גם חוו את עבודת החוליות האחרות וגם היו מודעים לכך ששאר החוליות עברו תהליך דומה בקשר לעבודה שלהם, נוצרה תחושת איזון.
שיתוף הפעולה בין המחלקות פתר את רוב חילוקי הדעות (עליהם אנחנו כצרכנים שילמנו את המחיר) והביא למינוף היחסים ולשיפור בהשגת יעדי המפעל:

• פחות איחורים בשליחת מוצרים ללקוחות
• פחות לוגיסטיקה פנימית של הנעת מוצרים ממפעלים אחרים כתוצאה מנקודה קודמת.

סיכום: ג'ודו וניהול פרויקטים
לסיכום ראינו כי בג'ודו, שמטרתו לנצח את היריב על ידי הטלתו קדימה, קיימת שרשרת פעילויות אותה ניתן ליישם גם בניהול פרויקט: תנועה - איזון - מינוף. מקור המונח פרויקט אף הוא בא מן הצורך להטיל משהו קדימה – במובן של שרשרת פעילויות בה קיים סדר קדימויות ברור, שראשיתו בתכנית וסופו בהשגת מטרת הפרויקט.
בדוגמאות שסקרתי, הצגתי שני פרויקטים בהם הייתי מעורב מול ארגונים. בשני המקרים שתיארתי, נקטתי בעקרונות הג'ודו: תנועה – איזון – מינוף, לצורך ביצוע הפרויקט בהצלחה.

בקידה עמוקה,

מקס טרופ, ג'ודוקה, יועץ, תלמיד תמידי, maxtropp@012.net.il

Max Tropp – Judoka, Consultant & Continuous student