מודל OPM3 – סיפור הצלחה

ד"ר עופר צביקאל Victoria University of Wellington
ofer.zwikael@vuw.ac.nz

OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model), הינו מודל בגרות ארגונית שפותח על ידי PMI ואשר פורסם בשנת 2003. OPM3 נועד לשיפור ניהול הפרויקטים בעזרת ניתוח ארגוני, תוך שימוש בגישת MOBP - (Managing Organizations by Projects). המודל מתיימר לגשר בין האסטרטגיה הארגונית לבין סל הפרויקטים המבוצע באירגון. במודל OPM3 שלוש רמות היררכיה:

1. ניהול תיק פרויקטים – Portfolio
2. ניהול תכנית – Program
3. ניהול פרויקט - Project

מכאן משתמע שניהול פרויקט בהצלחה אינו תנאי מספיק להצלחה ארגונית. האירגון נדרש לניהול אפקטיבי של תכניות וסל הפרויקטים, כפי שתואר בסעיפים הקודמים.
המודל מציג 586 Best Practices – התנהגות מומלצת ליישום בארגונים. תהליך ההערכה במודל זה סוקר האם האירגון מבצע תהליכים אלה. תוצאת המודל הינה מיפוי הבגרות הארגונית בחתך של שלוש רמות ההיררכיה ותשעת תחומי הידע. באופן זה מודע האירגון לחולשותיו בצורה ממוקדת, ותהליך השיפור יכול להיות פשוט יותר.
אחד מסיפורי ההצלחה של הטמעת המודל הינו הממשל של Pinellas Country במדינת פלורידה בארה"ב, האחראי על 930,000 תושבים. מחלקת מערכות המידע בממשל הייתה ידועה עד שנת 2003 כבעלת מוניטין שלילי במימוש פרויקטים. מרבית הפרויקטים לא הסתיימו בזמן, בעלות או לא הסתיימו כלל. שביעות הרצון של המשתמשים במערכות המידע הייתה נמוכה מאוד – עד להטמעת מודל OPM3. החל משנת 2004 החל האירגון לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים שלו בהתאם לשלבי העבודה הבאים:

• הערכה ראשונית – שלב זה כלל היכרות ראשונית עם המודל, והערכת הפרויקטים, התכניות וסל הפרויקטים באירגון בעזרת מודול הנקרא Self Assessment Module. תהליך זה הובל על ידי המחלקה לניהול פרויקטים באירגון (PMO). בהתאם לתוצאות הם קיבלו החלטה להתמקד על שיפור חמשת התחומים הבאים: יזום, תזמון, ניהול משאבים, סגירת פרויקט וביצוע פרויקט. המודל הציע להם יכולות (best practices) אותם מומלץ להם ליישם על מנת לשפר את ביצועי האירגון.
• הערכה שנייה – כשמונה חודשים מאוחר יותר, בוצעה שוב ההערכה העצמית. שיפור ראשון הורגש כבר אז, כאשר הציון הכולל השתפר מ- 42% ל- 48%. בשלב זה שותף בתהליך רק נציג אחד של הלקוחות.
• שילוב הלקוחות – אחד הלקחים שהתקבלו מניתוח תוצאות ההערכה השנייה היה לשתף חלק מהלקוחות בתהליך הערכת ושיפור הביצועים. חשיבות שיתוף הלקוחות הייתה גבוהה מאוד מאחר והמשוב שקיבלו מהלקוחות היה בעל ערך רב. בנוסף, תהליך זה לווה בהצהרה סמויה האומרת "מחלקת המחשוב נחושה לשפר את השרות ללקוחותיה", דבר ששיפר לבדו את הערכת הלקוחות כלפי יחידת המחשוב.
• הערכה שלישית – שישה חודשים לאחר ההערכה השנייה בוצעה הערכה נוספת. בעוד שבהערכה הראשונה השתתפו רק שני אנשים, הרי שבהערכה זו השתתפו 22 אנשים, שבעה מהם נציגי לקוחות. הציון בהערכה זו השתפר ל- 49%.

תהליך זה, שנמשך כשנתיים, תרם לאירגון על ידי שיפור ברמת ניהול הפרויקטים והצלחתם ובשביעות רצון הלקוחות והערכתם כלפי יחידת המחשב. הלקחים לגבי הטמעת מודל OPM3 הינם:

1. חשיבות רבה לתמיכת ההנהלה הבכירה.
2. הסבר את התהליך הצפוי ללקוחות לפני תחילת ההערכה.
3. לא לכפות את המודל על איש באירגון.
4. לא לנסות להשיג הכל מיד.
5. קבע מטרות אפשריות להשגה.
6. נהל בקפידה את השינויים.
   

______________________________________________
ד"ר עופר צביקאל, PMP, (MBA, B.Sc.) , הוא מרצה בכיר בבית הספר לניהול שבאוניברסיטת ויקטוריה, אשר בוולינגטון, ניו-זילנד בין השנים 2003 ל- 2005 כיהן דר' צביקאל כחבר הנהלת הסניף הישראלי של ה PMI ולאחרונה מונה לחבר הנהלת הPMI בניו-זילנד.
לדף הבית של דר' צביקאל