ניהול סיכונים – כל אחד יכול...
מאת אלה לוי, אורנטק מערכות ניהוליות בע"מ ellal@orantech.co.il

אז למה כדאי לנהל סיכונים?
כולנו מכירים את הסטטיסטיקות של עמידת (או אי עמידת) פרויקטי פיתוח תוכנה ביעדיהם:

• 31% מהפרוייקטים מבוטלים לפני סיומם
• 53% מהפרוייקטים עולים מעבר ל- 189% מהעלויות שהוערכו
• רק 34% מהפרוייקטים מסתיימים בהצלחה – עמידה ביעדי הלו"ז, תקציב והתכולה
• ועוד ועוד...

(על פי Standish Group Survey, ראה מאמר בגיליון נובמבר...)
הסיבות לנתונים אלו רבות הן, אך כולן קשורות בעובדה כי מדובר בסביבה דינאמית מאוד, בה תנאי אי וודאות רבים. מעבר לכך, ההגדרה להצלחת פרוייקטים אינה מסתכמת עוד בעמידה בלו"ז, תקציב ותכולה. היום נמדדים פרוייקטים על יעילותם, מידת תרומתם ליעדי הארגון ומדדים נוספים.
אם כן, בסביבה כה מורכבת ודינאמית נידרש לנסות ולצמצם את גורם אי הוודאות על מנת להגיע למצב בו הפער בין הביצוע בפועל לבין התכנון יהיה מינימאלי.
כמובן שלעולם לא נוכל לצמצם את הפער לאפס, אך יש לשאוף להגיע לכך...

ומה ייצא לנו מזה?
נוכל להעריך מראש את היכולת שלנו לעמוד ביעדי הפרוייקט, לתכנן תכנית שהיא ריאלית ובת השגה, להשקיע מראש את המשאבים הנדרשים על מנת להגיע ליעדי הפרוייקט, לבצע פעילויות להגדלת הסבירות לממש את יעדי הפרוייקט, להכין "תכניות מגירה" לאירועים שאנו צופים שעלולים לקרות וחשוב מכך, להכין רזרבות מול אלו שאיננו מסוגלים לצפות. כל אלו יחסכו לנו עלויות רבות כגון: הקצאת משאבים שלא תוכננו על חשבון פעילויות אחרות, איחור בהתחייבויות ללקוח, ויתור על תכולה לצורך הגעה בזמן לשוק, פגיעה בפרוייקטים אחרים בארגון ועוד.
ניהול סיכונים וניהול לוחות זמנים הולכים יד ביד. לא ניתן לנהל את לוחות הזמנים ללא הבנה וניהול של הסיכונים הקשורים בתוכנית.
הסיכוי כי תכנית עבודה שאינה מתחשבת בסיכונים תעמוד במבחן המציאות הוא אפסי. יש לבנות את התכנית כך שתתייחס לאירועים צפויים ובלתי צפויים העלולים לקרות במהלך חיי הפרוייקט. בהמשך נדגים כיצד ניתן ליישם את ניהול הסיכונים על גבי תכנית העבודה ב – MS Project .

מאיפה להתחיל?
תחילה יש להבחין בין שני סוגי אי וודאויות: אלו הידועות (known unknown)ואלו שאינן ידועות
(unknown unknowns).
את הידועות, known unknown, אנו יכולים לאתר על סמך ניסיון עבר, ביצוע benchmark והרבה שכל ישר.
לעומתן, את אי הוודאויות שאינן ידועות, unknown unknowns, אנו לא מנסים לנחש, אבל יש להתייחס אליהן במהלך ניהול סיכוני הפרויקט; בהמשך נתאר כיצד.

אז איך מטפלים באי וודאות שניתן לצפות?
יש לעבוד על פי מתודולוגיה סדורה, כדוגמת זו של ה – PMBOK.
למחזור חיי הסיכון יש 6 שלבים:

1. תכנון ניהול הסיכונים
2. זיהוי – רשימת סיכוני הפרוייקט
3. ניתוח איכותי של הסיכונים
4. ניתוח כמותי של הסיכונים
5. תכנון מענה – לדוגמא, הכנת תכנית הפחתה הכוללת צעדי הפחתה
6. מעקב ובקרה

בכל שלב יש תהליך מוסדר, הכולל מספר בעלי עניין בפרוייקט, ולכל תהליך כזה יש קלט (input) ופלט (output) מוגדרים.
תוצר של תהליך ניהול הסיכון תהיה תכנית ההפחתה, אשר את צעדיה יש לשלב בתכנית העבודה של הפרוייקט ולבצע מעקב אחר הסיכון לאורך הפרוייקט.

וכיצד מטפלים באי וודאות שאינן ניתנות לצפייה?
אחד הכלים העומדים לרשות מנהל הפרויקט הינו באפר (חוצץ) המאפשר להגדיר רזרבה (תקציבית, לו"ז, משאבים), אשר תאפשר התמודדות עם שינויים בלתי צפויים מבלי לחרוג מהתכנית שאושרה.
שימוש בבאפרים דורש הגדרות כגון גודל הבאפר, סוגו וכדומה. לדוג', ככל שאיכות התוצרים תהיה גבוהה יותר, גודל הבאפר שישמש לצורך התמודדות עם באגים יהיה קטן יותר, ולהיפך.
אנשים רבים נוהגים לעשות שימוש בבאפר, גם אם אינם מגדירים זאת או קוראים לילד בשמו. כשמנהל פרוייקט מבקש מראש הצוות הערכת מאמצים לפיתוח מודול מסוים, לרוב מכניס ראש הצוות את הבאפר בהערכה אותה הוא מעביר, ובשפתנו "לוקח קצת ספיירים"...
יש להגדיר מראש את השיטה לניהול והקצאת הבאפרים, על מנת להימנע ממצב של "ביפור יתר" – מצב בו כל גורם בשרשרת מעמיס את הבאפר שלו ונוצר מצב של שימוש מוגזם בבאפרים עד כדי מאות אחוזים, שלא לצורך.
לאחר קביעת הבאפר יש לשלבו בתכנית העבודה ולבצע מעקב על קצב צריכת הבאפר, אשר יעיד גם הוא על מצב הפרוייקט ועל הסיכוי לעמוד ביעדיו, ויאפשר קבלת החלטות ברמה הארגונית על סמך נתונים אלו, לדוג' העברת משאבים בין פרוייקטים ועוד.

מהי הדרך הטובה ביותר להטמיע?
סביבת ה - MS Project Server משמשת פלטפורמה מצוינת למימוש של תהליך ניהול הסיכונים.
דוגמאות למימוש ניהול הסיכונים תוך שימוש ביכולות MS Project Server:

• שילוב צעדי ההפחתה בתכנית העבודה
• הוספה של באפרים מסוגים שונים: משאבים, לו"ז
• ניהול רשימות הסיכונים באתר הפרוייקט

להלן דוגמאות למימוש היבטים שונים של ניהול סיכונים על גבי MS Project, תוך שימוש ביכולות מובנות Out of the box:

איור 1: שילוב צעדי ההפחתה בתכנית העבודה

איור 2: הוספת באפר לניהול משימות תחזוקה

איור 3: דוח המבוסס על הסיכונים המנוהלים באתרי הפרוייקטים

איור 4: הערכת משכי משימות על פי רמת אי וודאות

קיימות הרחבות נוספות אשר ניתן לפתח על גבי פלטפורמת MS Project 2007 Server, להעמקת והרחבת היכולות לניהול סיכונים בהתבסס על יכולות הכלי, למשל הרחבה המאפשרת ביצוע סימולציות מונטה קרלו לבחינת תרחישים אפשריים בחיי הפרויקט, ועוד.

לסיכום
ניהול סיכוני הפרוייקט הינו חלק בלתי נפרד מניהול הפרויקט
ניהול סיכונים יכול להקטין משמעותית את הפער בין הביצוע לתכנון. ככל שהסביבה יותר דינאמית ועתירה באי וודאות כך עולה הצורך בניהול סיכונים.
יש לקשור את ניהול הסיכונים לניהול לוחות הזמנים, וסביבת Microsoft EPM מאפשרת לבצע זאת בצורה פשוטה, יעילה ונוחה.
השקעה בזיהוי הסיכונים, תכנון הפחתתם והכנת תכנית פעולה לאלו שלא ניתנים לצפייה עוד בתחילת הדרך, תביא לחסכון רב בעלויות, משאבים ובזמן בהמשך!

 

______________________________________________
אלה לוי היא מנהלת השיווק בחברת אורנטק מערכות ניהוליות בע"מ. כתובתה: ellal@orantech.co.il