ניתוח מודעות "דרושים מנהלי פרויקטים"- על פי ה- PMBOK

ניהול פרויקטים מכיל בתוכו תהליכים רבים- ותחומי ידע ומומחיות רבים.
תחומי ההתמחות בניהול פרויקטים מוגדרים במרוכז בסעיף 1.5 של ה- PMBOK. "צוות הפרויקט, אמור להכיר , להבין את הידע ואת

המיומנויות הנובעים מחמישה תחומים של התמחות, המתוארים בתרשים הבא:

• גוף הידע לניהול פרויקטים- ידע ייחודי לתחום ניהול פרויקטים.
  
• ידע, תקנים ותקנות הנהוגים בתחום היישום- ידע טכני בתחום הפרויקט, תקנים ותקנות.
  
• הבנת סביבת הפרויקט- סביבה תרבותית, חברתית, פוליטית,בינלאומית ופיזית
  
• ידע ומיומנויות בניהול כללי-ניהול פיננסי, רכש, לוגיסטיקה ועוד.
  
• מיומנויות בין אישיות- ניהול מערכות יחסים בין אישיות.

צוותי פרויקט יעילים משלבים את התחומים הללו בכל היבטי הפרויקט.
אין לצפות כי כל חבר בצוות יהיה מומחה בכל חמשת התחומים, ואין להניח שאדם יחיד יהיה בעל כל הידע והמיומנויות הדרושים לפרויקט.כל חבר צוות תורם את חלקו , ויחד צוות הפרויקט מצליח לתת מענה לחמשת תחומי ההתמחות המוזכרים."

התרשים הבא מראה את העובדה שמדובר בתחומים שונים , המקיימים ביניהם חפיפה מסוימת. ניהול הפרויקט המיטבי הינו במקום בו חמשת התחומים חופפים ומתלכדים.

( מקור: PMBOK מהדורה שלישית, תרשים 1-2,הוצאת "מטר" 2007)

אולם, להערכתי,בתחום המיומנויות הבין אישיות, אין לצפות כי רק הצוות כמכלול הוא זה שיהיה בעל הידע הכולל. נושא מיומנות בין אישית הינו של כל פרט וכל חבר בצוות.
מתוך הבנה זו, על מנהל הפרויקט, כמנהיג וכבכיר ביותר בצוות, להכיר תחום ידע זה,ולהיות בקי בכל מרכיביו. ידע בתחום "סוציולוגי" זה נדרש להיות ברשימת הכישורים של מנהל הפרויקט.
משום כך, נרחיב בסעיף זה, ונזכיר כי על פי ה- PMBOK ( סעיף 1.5.5), תחום המיומנויות הבין אישיות כולל את המרכיבים הבאים:

• תקשורת יעילה- חילופי מידע.
  
• השפעה על הארגון-היכולת "להזיז דברים"
  
• מנהיגות- פיתוח חזון ואסטרטגיה,והחדרת מוטיבציה באנשים להגשים את החזון והאסטרטגיה הללו.
  
• מוטיבציה- המרצת אנשים להגיע לרמות ביצוע גבוהות ולהתגבר על מחסומים בפני שינוי.
  
• ניהול משא ומתן וניהול קונפליקטים-התייעצות עם אנשים אחרים כדי להגיע איתם להסכמה או להסכם.
  
• פיתרון בעיות- צירוף של הגדרת בעיה,זיהוי חלופות וניתוחן וקבלת החלטות.

אם אלו הכישורים הנדרשים ממנהל פרויקט , האם מנהלי פרויקטים נבחרים ומושמים לתפקידם על פיהם?
כדי לענות על שאלה זו, צריכים כמובן לנתח ולבדוק את כל תהליך הגיוס, המיון וההשמה. בחרתי במאמר זה להתמקד בשלב הגלוי לרוב הציבור - גיוס מנהל פרויקט לאיוש משרה- באמצעות מודעות "דרושים".
בחרתי לראות כיצד משתקף תפקיד מנהל הפרויקט במודעות ה"דרושים", כפי שמתפרסמות באמצעי תקשורת גלויים- עיתונות כתובה ומאגרי הצעות עבודה באינטרנט.
אמנם, רבות נכתב על אמצעי זה לגיוס עובדים, דוגמאות: הנחה שלעיתים כל קשר בין מודעות הדרושים לבין התפקידים הפתוחים באותו רגע בחברה הינו מקרי, שהמודעות מהוות כלי שיווקי ולא אמצעי לגיוס עובדים, ועוד.
כמו כן, בארגונים רבים, תשובה למודעת "דרושים" הינה רק שלב ראשון באיתור המועמד המתאים. אחר כך מתקיים עוד תהליך של אבחון , ראיונות וסינון, אשר יש בו עיסוק רב בהיבטי מיומנויות בין אישיות.
עדיין, גם תחת הנחה שאכן זהו המצב, הרי שעל ידי ניתוח מודעות אלו ניתן להבין מהו הדימוי הנתפס של התכונות והידע הנדרשים ממנהל פרויקט, ואיך הפירמה המחפשת מנהל פרויקטים בוחרת להציג את הציפיות ממנו בצורה גלויה וכתובה, כאשר היא בתחרות עם ארגונים אחרים על המועמד אשר קורא את המודעה.

במאמר זה נבדוק: אילו מיומנויות בין אישיות מודגשות במיוחד במודעות ה"דרושים"?
הן מתוך עניין מעשי (כחלק מעיסוקי, אני גם מרצה בתחום ניהול פרויקטים במכללה, ומסייע לסטודנטים במציאת משרות בתחום ניהול הפרויקטים), והן בכדי לראות את הדרך בה מודגשים כישורי מנהל פרויקט, ביצעתי סריקה בלמעלה מ- 130 מודעות, שהתפרסמו בטווח זמן של 8 שבועות.
בסריקה מצאתי את הדגשים הבאים:

פירוט של תחומי הידע והמומחיות-
בנושא של תחומי הידע והמומחיות, הרי שבכל מודעה מוזכר לפחות אחד מהתחומים 1-4 המפורטים להלן. אין מודעה בה לא מוזכר לפחות אחד מהנושאים הבאים (ולפעמים שניים או שלשה מהם):
1. ידע ייחודי לתחום ניהול פרויקטים - מוזכר רבות הנושא של ניסיון בניהול פרויקטים.
אין הדגשה לניסיון על פי שיטות ה- PMI דווקא, או מתודות ניהול אחרות.
ניסיון מוזכר במרבית המודעות - סה"כ הנושא מוזכר ב 70% מהמודעות.
2. ידע, תקנים ותקנות הנהוגים בתחום היישום - ידע טכני בתחום הפרויקט; מוזכר ברבות מהמודעות- 65%.
מצאתי כי בעיקר בפרויקטי תשתית פיזית ובפרויקטי תוכנה, נדרש מנהל פרויקט להיות מהתחום המקצועי של הפרויקט (הנדסה אזרחית, הנדסת תוכנה). לעומת זאת, בפרויקטים בתחומים אחרים (לוגיסטיקה, תעשיה כימית, וגם בתחומי אלקטרוניקה מסוימים), מוכנים לקבל ואף מחפשים גם בוגרי תעשיה וניהול (ממצא זה אינו חד משמעי, אבל משקף היטב את השאלה האם ניהול פרויקטים הינו מקצוע בפני עצמו, הנלמד כנראה בהרחבה במחלקות לתעשייה וניהול, או שהוא יכולת הנלווית למקצוע עיקרי אחר).
3. הבנת סביבת הפרויקט - סביבה תרבותית, חברתית, פוליטית, בינלאומית ופיזית. אזכור של לפחות אחד מהנושאים - מופיע במודעות, אולם למיטב הבנתי מוזכר רק במודעות המחפשות מועמדים לתפקידים בפרויקטים מחוץ לגבולות המדינה. סה"כ מצאתי את הנושא מוזכר ב- 30% מהמודעות.
4. ידע ומיומנויות בניהול כללי - ניהול פיננסי, רכש, לוגיסטיקה ועוד. מוזכר ב- 45% מהמודעות.

לעומת זאת, נושא מספר 5, אינו מוזכר בכל מודעה. גם אם ניתן לפרש את נושא מספר 3 - הבנת סביבת הפרויקט, כבעל מרכיב מסוים של מיומנות בין אישית, הרי שהתרשמתי שהדרישה להכרת הסביבה נובעת ממניעים טכניים – מעשיים (שפה, הכרת כללים ותקנות), ולא באה בכדי ליצור תקשורת בין אישית אפקטיבית או הנעת עובדים.

5. מיומנויות בין אישיות - ניהול מערכות יחסים בין אישיות. נושא זה יפורט בהמשך, אולם אזכורו (או של אחד ממרכיביו)- הינו רק ב- 30% מהמודעות.

פרוט של כישורים בין אישיים-
באותן מודעות, אשר מפרטות דרישה ספציפית בכישורים בין אישיים (וכאמור, נתון זה מופיע רק ב- 30% מהמודעות), הרי שהכישורים הנדרשים הינם לפי הפילוג הבא:

• תקשורת יעילה - מופיעה ב- 20% מהמודעות.
  
• השפעה על הארגון -היכולת "להזיז דברים", הופיע רק ב- 2 מודעות, אחוז זניח.
  
• מנהיגות- דרישה המופיעה בכמות הרבה ביותר, 50% מהמודעות.
  
• מוטיבציה - המרצת אנשים, מופיעה ב- 30% מהמודעות.
  
• ניהול משא ומתן וניהול קונפליקטים -מופיעה הדרישה הזו ב- 30% מהמודעות.
  
• פיתרון בעיות - לא הופיעה כלל.

בדרך כלל בפירוט כישורים בין אישיים הופיע רק מרכיב אחד. אם הופיעו שני מרכיבים, הרי תמיד הנעת אנשים והמרצתם הופיעה כאחד הנושאים.

ממצאים:
1. מבלי קשר לאפקטיביות גיוס עובדים דרך מודעות "דרושים", הרי שעיסוק בדרישה למנהלי פרויקטים מעל דפי העיתונות הכתובה ובאתרי אינטרנט, נותן הזדמנות לבחון את הדימוי הנתפס של מנהל פרויקטים (או המאפיינים שמנהלים היו רוצים שיהיו אצל מנהל הפרויקט שהם מגייסים).
2. אמנם נבחנו מספר רב של הצעות עבודה, אבל המחקר אינו מתיימר לעמוד בקריטריונים אקדמאיים - נסרקה עיתונות כללית ואתרי אינטרנט כללים, ולא של חברות המתמחות בהשמה למגזרי תעסוקה מסוימים או לתפקידים מסוימים. את הממצאים יש לפרש לאור הסתייגות זו.
3. למרות שלהערכתי הדרישה להיות בעל כישורים בין אישיים הינה יכולת שחייבת להיות אצל מנהל פרויקט, ואין המנהל יכול להסתמך על ידע של עובד בצוות בנושא זה שיעזור לו, פרוט למרכיב כלשהו של כישורים בין אישיים מופיע רק בשליש מהמודעות.
4. גם היכן שיש פירוט לכישורים ומיומנות בתחום הבין אישי, הרי שלא ניתן המשקל ולא סדר העדיפויות המוכר לנו על פי ה- PMBOK.

פרשנות אפשרית:

1. מכיוון שתהליך הגיוס, המיון וההשמה מורכב פעמים רבות גם משלב נוסף של ימי הערכה ואבחון, בהם ניתן דגש רב לזיהוי מיומנויות בין אישיות (לפחות בתפקידי הניהול המתקדמים), ייתכן שמנסחי מודעות ה"דרושים", בשל הצורך לנסח מודעה תמציתית, קליטה וממוקדת, בוחרים שלא לציין תחום נדרש זה במודעה עצמה. בהמשך תהליך המיון, דרך ראיונות והערכות, יגיעו גם ליכולותיו של המועמד בנושא זה.
2. ייתכן גם שחלק מהארגונים המחפשים מנהל פרויקטים, אינם מודעים לחשיבות מרכיב זה במכלול הכישורים של מנהל הפרויקט. לרובם ברור כי מנהל הפרויקט חייב להיות בעל ידע טכני בתחום בו יתבצע הפרויקט,או בעל ידע בתחום ניהול פרויקטים, אבל אין הכרה בחשיבות המיומנויות הבין אישיות.
3. ייתכן גם שמנסחי המודעות מכירים את העובדה, שאנשים בעלי אוריינטציה טכנולוגית מעריכים הנהגה הנובעת מכוח ה- expert, ובאמצעות המודעות (אותן קוראים גם חברי צוות הפרויקט בהווה או בעתיד) רוצים להדגיש כי הם מחפשים אנשים המומחים בתחום הטכנולוגי או בניהול פרויקטים, ולא ל"הסתכן" בכך שיפגע דימוי המומחה הטכנולוגי הרצוי שיהיה למנהל הפרויקט (להערכתם).

ומה הלאה?

תחומי המומחיות והידע המודגשים בספר ה- PMBOK ,מייצגים את ה- Best Practice העולמי, בקרב מנהלי פרויקטים. באחד מהגיליונות הבאים נבצע משאל בקרב מנהלי הפרויקטים בארץ, לגבי תכונות וכישורי מנהל פרויקט.
כך נראה האם התוצאות המתקבלות תואמות יותר את תמונת המצב המשתקפת במודעות ה"דרושים", או דומה יותר למומלץ ב- PMBOK.

ובינתיים, כל אחד מאיתנו, בארגון בו הוא פועל ומשפיע, מוזמן לסייע למנהלים המחפשים מנהלי פרויקטים או לגורמי משאבי אנוש לנסח את מודעות ה"דרושים", כך שאכן יהיו בהן המרכיבים הנדרשים ממנהל הפרויקט אשר הארגון מחפש.

אבי רוזנברג, PMP
naetroze4@walla.com