בקרה פרוייקטית רב מימדית
ככלי להגשת יעדי הפרויקט
ד"ר
שי רוזנס
ראש המחלקה להנדסת
תעשייה וניהול
בית הספר להנדסה, המרכז האקדמי - רופין
האתגרים העומדים בפני מנהל פרויקט הינם
רבים ומורכבים. לא בכדי מדווחים בספרות המקצועית מקרים כה רבים של
אי הצלחות בניהולם של פרויקטים רבים מתחומי ידע מגוונים. אחד המנגנונים
המרכזיים המיועדים לסייע למנהל הפרויקט לעמוד במטרות הפרויקט הינה
הבקרה הפרוייקטית.
בקרה פרוייקטית הינה תהליך מתמיד של השוואה בין הביצוע לבין התכנון
תוך נקיטת פעולות מתקנות על מנת להקטין פערים בלתי רצויים. באמצעות
ביצוע של בקרה נכונה ניתן למנוע חלק נכבד מהכשלים הניהוליים המלווים
את התחום של ניהול פרויקטים.
ניתן לסווג את מערכות הבקרה הפרויקטיליות הקיימות כדלהלן:
א. מערכות בקרה חד מימדיות – מערכות שבהן מתבצעת בקרה על מימד בקרה
יחיד כגון עלות, תכנון הנדסי ועוד.
ב. מערכות בקרה רב ממדיות – מערכות שבהן מתבצעת בקרה על מספר מימדים
במקביל למשל עלות וזמן.
בחלק נכבד מהפרויקטים מיושמות המערכות החד מימדיות בעיקר משום קלות
היישום והתשובה המידית לשאלות ממוקדות כגון : "כמה כסף נותר לי
בסעיף התקציבי?". לעיתים מיושמות מספר מערכות בקרה במקביל וללא
קשר ביניהן למשל מערכת בקרה תקציבית ומערכת בקרה של שינויים הנדסיים.
החיסרון המרכזי בשימוש במספר מערכות לא משולבות הוא חוסר היכולת לראות
את התמונה הכוללת הן מצד מנהל הפרויקט והן מצד הנהלת הארגון בו מתנהל
הפרויקט.
המערכת הרב מימדית הנפוצה ביותר כיום הינה שיטת "הערך המושג"
( Earned Value) מערכת זו המופעלת מאז שנות הששים של המאה הקודמת משלבת
את הזמן והעלות כשני מדדים מובילים של הפרויקט. השיטה מציגה את ההתקדמות
בפרויקט במונחי עלות וכך מציגה את הישגי הפרויקט.
כאשר משולבת גישת הערך המושג במבנה פירוט העבודה ( WBS ) ניתן לראות
באמצעותה תמונה היררכית אגרגטיבית של הפרויקט כולו.
החיסרון הקיים בגישה זו הנובע מביצוע האגרגציה המתבסס על עלות כאשר
ביצוע של מרכיב בעל עלות רבה יציג תמונת בקרה מוטית במקרים מסוימים
ומעוותת במקרים אחרים. חסרון נוסף הוא המגבלה על מספר המימדים תוך
התעלמות מממדים כמו איכות, תפעול ועוד.
מערכת חדשנית הנותנת תשובות לחסרונות גישת הערך המושג הינה מערכת ה
MPCS (Multidimensional Project Control System).
מתודולוגיה זו מאפשרת הצגה של הסטייה של הביצוע מהתכנון באמצעות מגוון
של מימדים המוגדרים על ידי הנהלת הפרויקט לאורך מהלך חיי הפרויקט.
גישת ה MPCS מכילה שני מרכיבים מרכזיים:
א. מפרט בקרה פרויקטי ( GPCS - Global Project Control Specifications)
המכיל את הגדרת כלל נושאי הבקרה המוגדרים בשלב התכנון.
ב. בקרת הפערים של תנובת הביצוע ( Yields) מול התכנון.
השימוש בתפיסת ה MPCS מציג את ביצועי הפרויקט בכל ממדי הפעולה שלו.
המתודולוגיה מאפשרת למנהל הפרויקט להבין מה תהיינה ההשפעות של הסטיות
מהתכנון על אי עמידה במטרות וביעדי הפרויקט וכתוצאה מכך להגדיר את
עוצמת הפעולות המתקנות הנדרשות.
עוד על תפיסת הבקרה הרב מימדית ניתן לקרוא במאמרים הבאים:
-
S. Rozenes, G. Vitner
, S. Spraggett , Project Control: Literature Review, Project
Management Journal. Research Quarterly, vol. 37, No. 4,
pp. 5-14, 2006
-
S. Rozenes, "How to
control a project – a multidimensional answer" Proceedings
of the 8th International Conference on The Modern Information
Technology in the Innovation Processes of the Industrial
Enterprise, pp 87-92, 2006, Budapest - Hungary.
-
G. Vitner, S. Rozenes, S.
Spraggett, "Using data envelope analysis to compare
project efficiency in a multi-project environment ",
International Journal of Project Management, vol. 24,
No. 4, pp. 323-329, 2006
-
S. Rozenes, G. Vitner, S.
Spraggett, "MPCS: Multidimensional Project Control
System "International Journal of Project Management,
vol. 22, No. 2, pp. 109-118, 2004.
-
S. Rozenes, G. Vitner
, S. Spraggett," Measuring efficiency of projects
in SME organizations" Proceedings of the Portland
International Conference on Management of Engineering
and Technology 03,2003,USA
|
|
|
|
|
