PPM אנליטי – השלב הבא
בתהליך קבלת ההחלטות הארגונית
נכתב ע"י ינון שילד,
מנהל תחום PPM אנליטי בחברת OPISOFT.
לשאלות וליצירת קשר: ynons@opisoft.com
נייד: 052-5654757
אם נסקור את התקדמות מערכות ניהול הפרויקטים
ה"ממוכנות" נמצא ללא ספק קורלציה להתעצמות מסגרת האתגרים
הניהוליים. המנהל המודרני נמצא תחת מכבש לחצים שהתחרות הגלובלית, הרגולציה,
מיקור החוץ והרצון לשיפור מתמיד מלבה הן ב IT והן בארגונים מוטי מוצר
Product Organizations. בהתאמה הפכו המערכות ממערכות ניהול בדידות
(כגון ה MS-Project) למערכות ניהול ארגוניות (EPM - Enterprise Project
Management) אשר מסייעות בריכוז תמונת מצב בזירה מרובת משאבים ועובדים.
כך בהדרגה הפך ה EPM לכלי המרכזי בהתנהלות הפרויקטים היומית בארגונים.
מערכות ה EPM עברו שדרוג תפיסתי משמעותי עם המעבר ל PPM -Portfolio
Project Management וסיפקו למנהלי הפרויקטים אפשרות להסתכל בראיית
משקיע (Stake Holder).
במערכות PPM הפרויקט המצוי:
- חוצה את גבולות המבנה הארגוני
- נעשה שימוש בולט ומתגבר במשאבי Out Sourcing ולעיתיםOff
Shoring
- חשוף לשינויים ודינאמיות בהתאם לדרישות השוק והרגולציה
"תיק ההשקעות" (Portfolio) של
מנהלי הארגון נקשר ליעדים הארגוניים הן ברמה האסטרטגית, הטקטית והתפעולית
ולרוב נמצא בארגון תחת אותו סעיף תקציבי. סביב תיק ההשקעות מקבל מנהל
הפרויקט החלטות רבות תוך הבנת מכלול ההשפעות בין סבך הפרויקטים:
- ניהול התקציב
- חיבור ליעדי הארגון ברמות הטקטיות והאסטרטגיות
- מתן עדיפות
- ניוד משאבים פנים וחוץ ארגוני תוך הבנת ההשלכות
ברמת הארגון
- SLM (Service Level Management)
- ניהול תחזוקה
- ניהול סיכונים
כמות הנתונים המשלימה את המבט על ניהול
ותפעול הפרויקט היא עצומה ולרוב מתבססת על מספר מסדי נתונים מאפליקציות
שונות (מערכות לניהול תקלות ובאגים, מערכות ניהול Help-Desk, ניהול
תצורה, תקציב ועוד...)
מרבית הארגונים אשר השכילו לרתום את כוחו של ה EPM / PPM מגיעים בשלב
זה לשוקת שבורה, שכן מנהל הפרויקט, אשר זמנו היקר ביותר, טובע הלכה
למעשה בעודף נתונים. מצורך זה נולד הפן האנליטי, הצורך בהצגת תמונת
מצב קוהרנטית, אשר מותאמת לראיית העולם של מנהל הפרויקט אך מוכוון
ליעדי הארגון.
במשפט:
ה PPM האנליטי הינו אוסף הכלים והשיטות אשר יספקו את הנתונים האמפיריים
הנדרשים עבור מקבל ההחלטות, המנהל.
מנהלים אשר קוראים שורות אלו יזדהו עם הצרכים עמם מתמודד ה PPM האנליטי:
- שליטה על השינויים (Change Requests)
והדינאמיקה בתכולה בארגון ומיקודו סביב ROI (Return On Investment)
- שליטה באחוז ההשקעה בתחזוקה
ביחס להשקעה בפיתוח
- מיגור תקורות בתהליכי ייצור
המוצר / התוכנה
- יצירת זיקה בין האסטרטגיה לאופרציה
ה PPM האנליטי מקשר בין העולם התיאורטי
לעולם המעשי אשר בו נדרשת העמידה ביעדים. הספרות המקצועית עמוסה ב
Best Practices, מאות מדדים תפעוליים יוצרים את הזיקה בין האופרציה
לטקטיקה, ובין הטקטיקה לאסטרטגיה:
- PMBOK מיטיב לתאר את מחזור החיים הפרויקטי.
- ITIL מיטיב לתאר את השלב בו הארגון מבוסס ומחזיק
מערכות ותיקות בשלבים שונים של מחזור החיים שלהן, וה"פרויקט"
מאותגר ע"י ה"שוטף".
- רגולציה (SOX כדוגמא) מחייבת ומכתיבה לארגונים
לנהוג בשקיפות מרבית, שקיפות זו מתפרשת לרוב בתצורה של ניהול פרויקטים
ומצריכה רמה גבוהה של שליטה ברמת הארגון (governance).
אפיון הפתרון האנליטי יכלול בתוכו את יישום
הBest Practices הנ"ל אל מול הצרכים והיעדים הארגוניים.
תרשים 1: מבנה פתרון PPM אנליטי כולל
לסיכום, אלו הם היתרונות העיקריים
אותן מקנה האנליטיקה על גבי סביבת מערכות ניהול הפרויקטים:
- האנליטיקה חוסכת כסף ומאפשרת מיקוד בפעילות
ליבה תוך הפחתת התקורות הניהוליות
- שיפור TTM (Time To Market) הנובע ממיקוד הארגון
והמנהלים בעיקר, ואסקלציה מבוקרת של החריגות האמיתיות
- פישוט המורכבות, הן האופרטיבית (אפליקציות
שונות) והן התהליכית ומאפשרת הצגה ויזואלית של המדדים המובילים בתצורה
של לוח מכוונים לכל רמות הניהול הארגוני (Dash Board).
- מינוף יתרונות ה PPM בנושאי חיבור למטרות הארגון,
שקיפות והחזר השקעה על פעולות הפיתוח בארגון
התהליך האנליטי לא מבחין בין אפליקציות של מוצרים של ספקים כאלו
ואחרים (Vendors) ובכך מסייע בהפחתת העלויות הכוללות של מסגרת הקמת
PPM אנליטי או מסגרת ITG.
- תהליך גיבוש המדדים מניף את רמת התובנות בארגון
רמה נוספת קדימה וחושף את מנהלי ועובדי הארגון לאסטרטגיה ולתרומתם
כפרטים לארגון.
- האנליטיקה עוזרת לארגון מובנה SOA (Service
Oriented Architecture) לקצור רווחים מההשקעה.
- המעבר משלב הPPM לITG (IT Governance) מלא
מושג באופן קל מאוד יחסית.
- הארגון והעומד בראשו עוברים תהליך אשר מכשיר
את הקרקע לשינויים ארגוניים מתמשכים.
- תאימות לרגולציה.
במאמרים הבאים אסקור מדדים עיקריים ודוגמאות מהפרקטיקה
לכוחו ולתרומתו של ה PPM
|
