מדוע לא לדווח 'ביצוע באחוזים' של משימות ופעילויות?
מאת מיכאל ניר, מנכ"ל ספיר ניהול תהליכים וסביבה

צוותים בפרויקטים המבצעים פעילויות ומשימות נוהגים לדווח על התקדמות הביצוע למנהל הפרויקט ולהנהלה לפי אחוזי סיום הפעילות. למרות שדיווח מעין זה קוסם מאוד מהיותו 'מספרי' ומדויק , זהו מקסם שווא שגורם לבעיות רבות במועד הסיום והעלויות של הפרויקט!

מדוע?

• אחוז ביצוע מספרי כולל הערכה סובייקטיבית של הביצוע – ההערכה שלי להיקף ביצוע שונה מהאומדן שלך.
• עיקרון פרטו מלמד אותנו ש 90% מנפח העבודה מרוכזים ב 10% מהזמן המוקצב למטלה, בד"כ אלו עשרת אחוזי הביצוע האחרונים: שכיח לראות ביצוע של 90% מהמטלה בשבועיים, ולאחר מכן ביצוע עשרת האחוזים הנותרים בשלושה שבועות. שכיח גם לפגוש בפעילויות שתקועות שבועות על 99% ביצוע.
• חוק מרפי מלמד אותנו שהתקלות תמיד מתרכזות בסוף...סיום פעילות מכתיב אינטגרציה עם פעילות עוקבת ועם ממשקים חיצוניים לפעילות ומכאן העיכובים.
• הערכה אופטימית בתחילת הביצוע מתחלפת בהערכה מפוקחת או ריאלית יותר לקראת שלבי הביצוע האחרונים וקבלת תמונה כוללת.
• אפילו בפעולה פשוטה כמו צביעה – דיווח של אחוזי ביצוע הנו בעייתי: במידה וקיבלנו דיווח של 90% ביצוע צביעת חדרים - האם הכוונה שתשעה מתוך עשרת החדרים נצבעו ומוכנים לחלוטין, או לחילופין 90% מהעבודה בכל אחד מהחדרים הסתיימה (כתוצאה למשל מאילוץ חיצוני – חגורת הבטון בכל החדרים עדיין בתהליך הקשיה ולא ניתן לצבוע אותה).

מה הפתרון?

• דיווח התקדמות בינארי – התחיל או הסתיים.
• דיווח התקדמות של 0%, 50%, 100% : התחיל, בעבודה, הסתיים.
• שימוש בשיטת הערך המזוכה לקבלת תמונה כוללת של מצב הפרויקט.
• הקפדה על הגדרה מדויקת של פעילויות.
• קביעה בתהליך התכנון שמשכה של פעילות לא יחרוג משבועיים עבודת אדם.

פורסם בגיליון מספר 1 של הירחון "מקוון אליך"