"השורה התחתונה חשובה, אך הדרך חשובה לא פחות -
במערכות יחסים, אל תשאיר שדות חרוכים!"
גישת ה"שדות חרוכים" היא גישה המתאימה לשדה הקרב ולא לניהול,
במיוחד לא לניהול פרויקטים. ניהול פרויקטים הוא בראש ובראשונה היכולת
האישית ליצירת מערכות יחסים ממושכות עם כל בעלי העניין על מנת לעמוד
בדרישות הקלאסיות בניהול פרויקטים: זמן משאבים ואיכות. השורה התחתונה
בעלת חשיבות גבוהה בכל ארגון עסקי, חשוב כי השגתה תהייה בהגינות
בניקיון לא בכוחניות ועם תשומת לב רבה לשביעות רצון הלקוח על מנת
שרצונו בפרויקטי המשך יעלה. גישה זו היא הקו המנחה ב"חץ הכסף"
המהווה חלק מחטיבת מערכי מל"ט (מטוס ללא טייס) בחברת אלביט
מערכות. מנכ"ל "חץ הכסף" מר שמעון שריד דורש התנהגות
ע"פ קוד זה מכל אנשי ארגונו ובפרט ממנהלי הפרויקטים העובדים
בסביבה מטריצית חזקה ונדרשים להפעיל מיומנויות בין אישיות בכל רגע
בשגרת יומם. לתפישת עולמו מנהל תוכנית טוב הוא כזה שלא רק השלים
התוכנית כנדרש אלא אף יצר את התשתית המתאימה מול הלקוחות לפרויקטים
נוספים וייצר מערכת יחסים טובה בתוך הארגון על מנת שאנשים ירצו לעבוד
עימו ולתת לו שירותים.
"חץ הכסף" עוסק בפיתוח וייצור כלי טייס בלתי מאוישים (כטב"מ)
וכן בביצוע האינטגרציה המערכתית למערכות מל"ט. המפעל מונה 350
איש העוסקים בספקטרום רחב של מערכות כטב"מ – ממיני מל"ט
(מספר ק"ג בודדים) עד מל"טים טקטיים (כ 2,000 ק"ג).
מר שמעון שריד (M.Sc. בתחום הניהול), תת אלוף בדימוס, זוכה פרס בטחון
ישראל בתחום המל"טים משמש כמנכ"ל חץ הכסף משנת 2005. מר
שריד שירת בח"א 27 שנים. בתפקידו האחרון כראש להק ציוד היה
ממונה, בין השאר, על עשרות פרויקטים רחבי היקף המתפקדים זה מכבר
במערך המבצעי. גישתו בניהול פרויקטים התפתחה ונבנתה החל מהתקופה
בה ניהל תוכנית באופן ישיר ועד לתפקידים בכירים יותר בהם היה ממונה
על מספר רב של תוכניות ועל גיבוש ופיתוח מתודולוגיית ניהול הפרויקטים
בח"א.
במשרדו, המשקיף על פארק המדע ברחובות, מציג מר שריד את האופן בו
מנהל בכיר רואה תפקידו של מנהל פרויקט ואופן תפקודו בסביבה מטריצית
עתירת פרויקטים.
המפעל הוא מפעל של פרויקטים ומנהלי הפרויקטים הינם בליבו של הארגון.
אחרי מנהל המפעל הם האנשים החשובים ביותר, הם הקובעים את סדר היום
ואת התוצרים. מקומם, לכן, מובנה וברור. אלביט מערכות וחברת חץ הכסף
עובדות במבנה מטריציוני חזק. נובע מכך שלרשות מנהל הפרויקט ניתן
תקציב והוא צריך להתמודד על משאבים מן היחידות הפונקציונאליות על
מנת להשלים משימותיו. העולם העסקי נמצא תמיד במשאבים מוגבלים וההתמודדות
על משאבים היא, לכן, לחם חוקו של מנהל הפרויקט.
הצלחת פרויקטים נשענת על שתי רגליים ארגוניות: בחירה והכשרה נכונה
של מנהלי הפרויקטים, וסביבה ארגונית תומכת בניהול. מר שריד ענה למספר
שאלות בהקשר זה.
כיצד ועל בסיס אלו נתונים נבחר מנהל
פרויקט וכיצד הוא ממונה למשימה?
קיימים שני מסלולים עיקריים: המסלול האחד הוא של פיתוח פנימי – זיהוי
אנשים טכניים ברמה גבוהה, בעלי יכולת מערכתית וכישורים בין אישיים
מפותחים. המסלול השני - קליטה/גיוס של מנהלי פרויקטים מנוסים שעסקו
בתחום, בצה"ל ובתעשייה. המדד לבחירת המנהלים הוא אפשרות הכשרתם
לביצוע התפקיד ברמה גבוהה תוך פרק זמן קצר.
לתפקיד מנהל פרויקט ייבחר מועמד בעל יכולת הובלה ומנהיגות ברמה גבוהה,
יכולת התמודדות על משאבים מוגבלים מול מנהלי תוכניות אחרים ויכולת
הפרדה בין עיקר וטפל והתמקדות בעיקר.
משלב ההודעה על מינויו כמנהל תוכנית, ממשיך המנהל לבד. ברוב המקרים
אין למנהל התוכנית "גייסות" והוא נשען על משאבי הארגון
ע"פ המבנה המטריציוני. במקרים של תוכניות גדולות ימונה ראש
מנהלת אשר יוכפפו לו מספר מנהלי פרויקטים באותו עולם תוכן.
מהם תהליכי ההכשרה למנהלי פרויקטים
והאם קיימת הכוונה להסמכת PMP למנהלי הפרויקטים הגדולים?
חברת אלביט מכשירה את מנהלי הפרויקטים בקורס פנימי, ייעודי הנמשך
כשנה. החניכים הם כאלו אשר הוכיחו את עצמם במסגרות הדרכה קודמות
של פיתוח אישי. ההכשרה אינה תנאי למינוי לתפקיד אם כי קיימת הכוונה
לביצוע הקורס בשלב המוקדם האפשרי. לגבי הסמכה ל PMP, אנו עדיין לא
שם, ההסמכה אינה חלק מהליכי ההכשרה באלביט, אך אני סבור כי יש מקום
ללמוד על התפוקות שניתן לקבל ממהלך כזה ולהחליט אם הוא כדאי עבורנו.
האם קיים בארגון גוף שתפקידו לתמוך
במנהלי הפרויקטים (PMO למשל)?
המדיניות באלביט היא לתת למנהלי הפרויקטים את הכלים הבסיסיים בד"כ
במסגרת ההכשרה. משלב זה מנהל הפרויקט עצמאי ואופן עבודתו הוא על
פי סגנונו האישי. הכלי הממוכן העיקרי בו משתמשים הינו ה MS Project
של חברת Microsoft, ניהול התוכניות בחברת אלביט מבוצע ע"פ עקרונות
תורת האילוצים (TOC - Theory of Constraints). בכלי הממוכן משתמשים
יותר לניהול תוכניות עבודה וניתוח נתיבים קריטיים ופחות לניהול משאבים.
ניהול המשאבים מבוצע בעיקר במערכת ה ERP.
"פורום מנהלי תוכניות" מתכנס פעמיים בשנה, זהו פורום חטיבתי
בו משתמשים לעדכן, לרשת ולנתח פעילויות פרוייקטליות ובכך להעשיר
הלמידה הארגונית.
מול איזו רמה ארגונית מבוקרים הפרויקטים הגדולים בארגון? עד כמה
מעורבת ההנהלה בניהול הפרויקטים?
ההנהלה אינה מעורבת בניהול יום יומי, אלא רק בקביעת ובבחינת העמידה
ביעדים ואבני הדרך. ההנהלה מעורבת כאשר נדרש להסיר מכשולים שהם מעבר
ליכולתו של מנהל התוכנית. המעורבות והדיווח הינם ברמה הרבעונית.
כמו כן, כאשר נדרש לקבל החלטות ניהוליות וטכניות על ערוץ מרכזי בתוכנית.
עם זאת, חץ הכסף הוא ארגון קטן, יחסית, ומתקיים בו שיח שוטף רציף
ובלתי אמצעי בין ההנהלה לכל הדרגים.
מהו הקושי הארגוני העיקרי למנהלי
הפרויקטים?
מבחינתם הקושי העיקרי הינו השגת המשאבים בתוך המטריצה לטובת התוכנית
שבאחריותם בידיעה שהם לא היחידים בשטח. תפקיד ההנהלה, שאינו טריוויאלי,
הינו לתעדף ולכוון את המשאבים. תחרות על משאבים יוצרת "חיכוך"
בין מנהלי התוכניות ובינם לבין מנהלי המשאבים. הנהלה מווסתת ומתערבת
היכן שנדרש.
האם מתוגמלים מנהלי הפרויקטים על
פי הישגים או בדרך אחרת?
למנהלי הפרויקטים, בדומה לממלאי תפקידים אחרים באלביט, יעדים חודשיים
ורבעוניים על פיהם הם נמדדים. התגמול הינו ביחס לאופן העמידה ביעדים
והוא אינו בהכרח חומרי.
.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
הכותב,
עפר בן-נון, PMP M.Sc.)), מנהל כיום תוכנית רחבת היקף במפעל מלט
שבחטיבת כלי טייס צבאיים של תעשייה אווירית. הינו בעל ניסיון של
למעלה מחמש עשרה שנה בתחום ניהול פרויקטים רחבי היקף בחיל האוויר
וכן בעל ניסיון רב בתחום המתודולוגי וההדרכתי של ניהול פרויקטים.
oferbinnoon@gmail.com
.
