סקירת חווייתית של כנס PMI EMEA BUDAPEST 2007
שרון מאמיה ויהלי וינשטיין- מנהלות פרויקטים

הכנס האירופאי של ה – PMI התקיים השנה בבודפשט, הונגריה. הכנס נמשך 3 ימים, ובמהלכו התקיימו הרצאות בתחומים שונים בניהול פרויקטים. לאחר הכנס המשכנו בסדנה דו יומית מרתקת בנושא ניהול תכולה ושינויים בפרויקט – אבל על כך בהמשך.
במסגרת הכנס התקיימו מושבים של קבוצות לימוד בנושאים שונים, תערוכה ובה מציגות חברות מתחום ניהול הפרויקטים את מרכולתם עם שי צנוע וארוחות ערב חגיגיות עם מגוון רב של אוכל ושתייה, שמטרתן העיקרית היא גיבוש משתתפי הכנס.
הכנס התקיים במקביל ב – 2 מלונות מהמפוארים בבודפשט:INTERCONTINENTAL ו – SOFITEL. במהלך חמשת ימי הכנס והסמינר עברנו בין המלונות להרצאות השונות, לתערוכה ולארוחות הערב.

יום ראשון 13/05/2007 – הגעה לבודפשט והתארגנות
בשעה 17:00, שעון הונגריה, הגענו למלון INTERCONTINENTAL בו התארחנו במהלך הכנס. המלון, שהפך במהרה להיות הבית שלנו, נמצא ב"פשט", במיקום אטרקטיבי על שפת הדנובה, משקיף לעבר, מי שתהיה השכנה שלנו במשך הלילות הבאים, ארמון המלכה ב-"בודא".
מכיוון שמתחם המלונות נמצא כולו במרכז העיר, לא רחוק מכיכר ורשמרטי ומדרחוב ואצי הציורי פגשנו את משתתפי הכנס שהקדימו להירשם (הבחנו בהם על פי תיק הכנס ותג שמם המתנוסס על חולצתם) כאשר הם מסיירים באזור וסופגים את האווירה הנפלאה של העיר. הטיילת המקסימה, המלאה בפסלים יפים והרקע של "בודה" המוארת וגשר השלשלאות המנצנץ היוו כר נוח להפשרת הקרח בין המשתתפים בעלי הרקע השונה שהגיעו לכנס וגשר מקשר בין תרבויות.

יום שני 14/05/2007 – היום הראשון לכנס
את בוקרו של היום הראשון ניצלנו לרישום לכנס (בהרשמה קיבלנו ערכה הכוללת תיק ותג עם השם שלנו) ולסיבוב נוסף במדרחוב ואצי ולשוק המקורה. השוק הצבעוני בן 3 קומות מלא בדוכני ירקות ופירות, פפריקה ושאר תבלינים, נקניקים ועוד נקניקים, חמוצים וגם מזכרות.
בדרכנו חזרה למלון ניתן היה להבחין במשתתפי הכנס על פי לבושם הפורמאלי. הגענו למלון ,עברנו לביגוד הפורמאלי והלכנו לפתיחה הגדולה של הכנס.
בפתיחה נאם פרופסור ריצ'ארד סקאזה (Richard Scase), מחבר ויזם. ריצ'ארד הינו אחד מהחזאים (forecasters) העסקיים המובילים בעולם והוא מומחה למגמות גלובליות. ריצ'ארד הציג בהרצאה מספר דוגמאות כלליות לגלובליזציה וכיצד ישפיעו אלו על תפקידיהם של מובילי פרויקטים. ריצ'ארד מתייחס למנהלי פרויקטים כמובילי פרויקטים – Project Leaders וציין שהם יידרשו בסביבה שהופכת להיות יותר מורכבת וחסרת וודאות לאמץ אתגרים של ניהול שונות תרבותית. הוא הדגיש, שחוסר היכולות של מוביל הפרויקטים לנהל את אותה שונות תרבותית תדרוש פיתוח יכולות מנהיגות אפקטיביים. ההרצאה הייתה מעוררת השראה ומשעשעת וריצ'ארד סחף אותנו בהתלהבותו וחוש ההומור שלו.
לאחר הפתיחה, כל המשתתפים התפזרו להרצאות השונות, על פי בחירתם בעת ההרשמה.
ההרצאה המעניינת ביותר שהלכנו אליה ביום הראשון הייתה של Rod Gozzard בנושא “The Hunting Territory – Optimizing Project Outcomes and Enabling Project Based Organizations”. ההרצאה נסבה בנושא הטריטוריה, ובה המרצה, ספורטאי בעברו, שאף זכה במדליה אולימפית, הציג דוגמאות מהחיים בתחום הכדורגל. בהרצאה למדנו שההשפעה של שיתוף בגבולות הטריטוריה גורמת לתקשורת טובה יותר ולניהול פרויקט טוב יותר.
לאחר ההרצאה הלכנו לקבלת הפנים ולתערוכה אשר התקיימו במלון SOFITEL. כשהגענו לאולם גילינו שולחנות עמוסים בכל טוב, אוכל רב ומגוון ושתייה טובה. וכך לאחר העמסת הצלחות הצטופפנו עם שאר המשתתפים בשולחנות קטנים, אשר היו פחות נוחים לאכילה, אך אפשרו גישה פתוחה להכרות עם שאר המשתתפים.

יום שלישי 15/05/2007 – היום השני לכנס
ביום השני לכנס נחשפנו למספר הרצאות מעניינות במספר תחומי מיקוד. השתתפנו בהרצאתו של דויד הילסון (שהינו כותב קבוע לעיתון ה- PMI בישראל!) על הבנת חשיפה לסיכון תוך שימוש בהיררכיות מרובות. מגוון הנושאים האדיר אפשר לנו להגיע להרצאות שונות בתחומי עניין מרתקים, אשר אנו לא נחשפים אליהם ביום-יום:
• יכולות מתקדמות לניהול (מושב זה התמקד בהעשרת הידע ויכולות של מנהלי פרויקטים בעלי ניסיון של 5 שנים לפחות) - הרצאה על "הגדלת תועלות באמצעות ניהול סיכונים חכם בפרויקט".
• יכולות תקשורת (מושב זה סקר יכולות תקשורת, לרבות ניהול מו"מ והשפעתו, אופן הצגה וכתיבת מסמכים אפקטיבית) - הרצאה בדבר "מומחיות בקשרי עבודה- האתגר של מנהל הפרויקט".
• ייעוץ (מושב זה סקר יכולות וידע הכרחיים, למנהלי הפרויקטים, לטיפוח כישורי הייעוץ שלהם) – הרצאה בנושא "למד כיצד להתייעל בפרויקט בעזרת כישורי ייעוץ".
• בעיות בתעשייה (מושב זה סקר נושאים שונים בתעשייה) – הרצאה מרתקת בדבר "למה להשתמש בפטיש כשאתה צריך מפתח ברגים-הגעה ליעדים הרצויים בהסתמך על בקרה והערכת פרויקטים".
• כלים לניהול פרויקטים (מושב זה סקר תוכנות הבאות לסייע למנהלי הפרויקטים להשלים את משימותיהם) – הרצאה על "תמיכה בתהליך ניהול פרויקטים בעזרת כלים ובסיסי נתונים משולבים בתוכנה".
• עבודה בצוות (מושב זה סקר עבודה בצוות, איך לבחור, לנהל ולעבוד בצוות גם מקומי וגם וירטואלי. יכולת זו הינה נדרשת בתחום והכרחית בכל הסביבות העסקיות). ההרצאה לה בחרנו להקשיב הייתה על "הנהגת צוותי פרויקטים במאה ה- 21".

עם סיום ההרצאות ביום השני התכנסו כולם ב- Ballroom במלון Intercontinental לארוחת ערב בטעם הונגרי. התקיים מופע פולקלור בבגדים מסורתיים, מלצרים בלבוש ססגוני ומבחר רב של מטעמים הונגריים- החל במרק הגולאש המפורסם וכלה בנקניקי PIC הידועים.
כל המשתתפים התרכזו במקום אחד ונוצרו שיחות משעשעות והחלפת רשמים מהכנס ומשיטות ניהול הפרויקטים אי שם בבית. ושוב ניתן היה לראות באיזה "כפר קטן" כולנו חיים, שכולנו חווים בסופו של דבר את אותן הבעיות בניהול פרויקטים, ושבעצם ניהול פרויקטים היא שפה בינלאומית.
במהלך הארוחה הבחנו מבעד לחלונות כי מזג האוויר השתנה והפך לסוער, מה ששיבש את תוכניות משתתפי הכנס ללכת ולהסתובב בעיר, וכך נשארו רובם והמשיכו לשתות ולאכול. האלכוהול זרם כמו מים והסיר עכבות מכל מי שהיה ביישן מדי לפתח שיחה עם רעיו, ורוב המשתתפים פצחו בשיחות קולניות ומשעשעות.

יום רביעי 16/05/2007 – היום האחרון לכנס
היום השלישי והאחרון של הכנס החל בפורמט חדש של הרצאה: הרצאה של שלוש שעות סביב שולחנות בנושא ניהול קונפליקטים בצוות. המרצה היה רהוט והסביר באופן מרתק על ארבעת סוגי הטיפוסים שקיימים – הדוחף, האנליטי, מבטא הרגשות והחביב- איך מתמודדים עם כל אחד מהטיפוסים ומה מאפיין אותם.
המרצה הדגיש שתפקידו של ראש הצוות הוא ניהול הקונפליקט בתוך הצוות, תוך סיוע לאנשי הצוות לפתור את הקונפליקט בינם לבין עצמם ולא לפתור את הקונפליקט בעצמו. הדגשים העיקריים שהועלו בהרצה הם:
• קונפליקט יכול לשאת פרי חיובי, אם הוא מנוהל כהלכה.
• הצבת ציפיות ברורות והעלאת אי נוחות על פני השטח בשלב מוקדם, מצמצמים את הקונפליקט.
• לכל צוות מתחיל יש 5 שלבים אופייניים: השתייכות- כולם מנומסים אחד אל השני, חלוקה לתתי קבוצות- חלוקה לפי "מי צודק ומי לא", ולא על פי הפתרון הנכון, עימות- כל קבוצה חושבת "we win, they lose", בידול ושיתוף פעולה- עבודה כצוות ממוקד באותה המטרה.
• שלוש גישות לניהול סכסוכים: הקשב כדי ללמוד, התבטא כדי לחקור ושלב כדי להיות יצירתי.
• מודל שכנוע עצמי: אתה שואל את איש הצוות שאלה, אתה מצפה לתגובה מסוימת, כשאתה לא מקבל אותה, אתה מתחיל לדבר לעצמך, אתה מביע רגשות- מתעצבן - דבר שמוביל להתנהגות מסוימת שלך.
• מודל לניהול עצמי:
o עצור! עצור נפשית את השיחה. המתן, קח נשימה עמוקה.
o אתגר! מה אומר לעצמי? האם זו אמת? מה יקרה אם אמשיך לפעול בשכנוע העצמי הזה?
o מיקוד! מה אני רוצה שיקרה? מה עלי לומר לעצמי כדי שאוכל להשיג זאת?
• והדגש העיקרי: It's never about you and me, it's about the issue.

השעה האחרונה של הכנס הוקדשה להדרן, להרצאות הטובות ביותר שהתקיימו לאורך שלושת הימים האחרונים.
בסיום הכנס התכנסו כל המשתתפים למושב הסיום. מושב זה התקיים השנה לראשונה בכנס האירופאי, מטרתו, בעיקר, לסקור את הכנס, לשאול שאלות, ולקבל תשובות והערות.
במושב זה הוצגה מצגת ובה תמונות ממהלך הכנס- החל מהפתיחה הגדולה דרך ארוחת הערב בניחוח ההונגרי ועד לסיום ולפרידה.

יום חמישי ושישי 17-18/05/2007 – סמינר בנושא ניהול שינויים בפרויקט
לאחר 3 ימי כנס גדושים באירועים התכנסנו ליומיים של סמינר בנושא ניהול תכולה ושינויים בפרויקט. הסמינר הדגיש כי הצלחת הפרויקט תלויה באיזון בין הדרישות (תכולה, זמן ומשאבים), סיכונים ואיכות, אנשים ויעדי הפרויקט, כאשר יש להתייחס לשינוי כרכיב טבעי של כל פרויקט.
הנושאים העיקריים עליהם ניתן דגש בסמינר הינם:
• ישנה חשיבות רבה ליכולת לגלות שינוי ולנהל אותו.
• תכנון טוב ומקיף של תכולת הפרויקט יכול להקטין את השינויים בתכולה בהמשך, או לפחות להקטין את היקפם של השינויים.
• קיימות שתי קטגוריות של פעולות: מוגדרות- פעולות אלה יהיו חלק של התוכנית (הימנעות, מניעה, הכנה) ומותנות- פעולות אלה יהיו חלק של התוכנית בתנאים מוגדרים, אך לא ודאיים (פעולות תיקון, תכנית חירום, פעולות עוקפות וכו').
• כל דבר אשר יכול להשפיע על הצלחת הפרויקט, חייב להיות נשלט על ידי ניהול השינויים.
• ניהול התצורה מתבצע על פי 7 נהלי מפתח:
o מפרט התצורה- מגדיר את כל הנושאים בהם יש לשלוט בבקרת תצורה (עבור תכולה, תכנון ופיתוח).
o זיהוי התצורה- זיהוי חד ערכי של כל פריט תצורה על גרסאותיו בצורה ברורה וחד משמעית (על פי סוג הפריט, הקטגוריה ובקרת הגרסאות).
o הקשר למתודולוגיה- המתודולוגיה מצביעה על הנקודה במחזור החיים שבה המסמכים חייבים להיכלל בניהול תצורה פורמאלי.
o סקרי תצורה- סקרים אלה מבוצעים, כרגיל, בתום כל שלב.
o בקרת תצורה- שינויים תמיד מתייחסים לגרסת הבסיס האחרונה. יש להגדיר תהליך מוסכם "מסנן הערכת שינויים".
o דיווחי סטאטוס- מספק מידע לפי בקשה על גרסת הבסיס, פרטי התצורה וכו'.
o תקשורת ניהול התצורה- יידוע של ה"שחקנים" בזמן אמת, רשימת עדכון פעילה לכל פריט.
• ניהול התצורה מונע סיכון לעבוד על מידע מיושן ומאפשר שמירת המידע ההיסטורי של הפרויקט.
• השינוי אינו מסוכן לכשעצמו, ניתן לכלול אותו בתכנון ככלי אסטרטגי.
• סגירת הפרויקט דרושה כדי הקפיא את המוצרים ולהגן עליהם מכל שינוי נוסף. כל שינוי נוסף לאחר שלב זה מחייב פתיחת פרויקט חדש.

בין ימי הסמינר ניצלנו את הזמן בחיפוש פינות חמד ואכן מצאנו אחת - סמטה חמודה ובה חנות קטנה ומטריפה המתמחה ביינות הונגריים עם מוכר שרמנטי (שנראה יותר איטלקי מהונגרי...), שנותן הסברים ותיאורים מפורטים על היינות שברשותו. מיותר לציין שלא עמדנו בפיתוי ורכשנו מספר בקבוקים. ליד חנות זו נמצא מעוז הקפה הטוב ביותר ששתינו בבודפשט, coffee shop מעוצבת ומקסימה. לאחר תלונות על קפה לא מוצלח, יכולנו להירגע, ולסמן את המקום במפה כמקום שיש לחזור אליו.

לאחר כשבוע גדוש בחוויות בבודפשט היפה ובכנס וסמינר מרתקים ארזנו את המזוודות לקראת חזרה לארץ.
~~~

קישור לאתר הכנס שיתקיים במרוקו ולתמונות מן הכנס בבודפשט ...