ניהול סיכונים – עכשיו יותר מתמיד
דודי זיסו, PMP davidz@pme.co.il
ניהול סיכונים - רקע
בעשור האחרון חלה עליה משמעותית בצורך לשפר
את יכולות הארגון להתמודד עם סביבה משתנה והיבטי אי ודאות מרובים.
מנהלים ממגזרים שונים במשק פועלים להטמעת שיטות ותהליכים לטיפול
באירועים הסתברותיים, תוך שימת דגש על ניהול ההשפעה השלילית שלהם
על ארגוניהם ועל הפרויקטים המנוהלים בהם.
הסיבות לכך רבות ומגוונות: החל ממורכבות הולכת וגוברת
של טכנולוגיות ושיטות עבודה, המשך בכללי משחק תחרותיים המאפיינים
את הסביבה העסקית המודרנית וכלה בהיבטים סביבתיים ורגולאטורים כדוגמת
חוק Sox ותקנות באזל 2 ומודלים בינלאומיים כגון CMMI.
מחקרים עדכניים מוכיחים שארגונים המטמיעים תהליכי ניהול סיכונים
יעילים ואפקטיביים מגדילים במידה לא מבוטלת את ההסתברות להשגת מטרותיהם
תוך השגת עלות תפעולית נמוכה יותר.
בבואו לנסות ולתת מענה על אתגר זה, מוצא עצמו המנהל אל מול שפע רב
של כלים ומתודולוגיות תחת הכותרת "ניהול סיכונים", אשר
מבטיחים פתרונות מוסדרים ברמה כזו או אחרת לניהול אי הוודאויות התפעוליות
בארגון. לא ייפלא שחיפוש אקראי בגוגל אחר "Risk Management
Software" מביא ללא פחות מ- 135 מיליון תוצאות.
במשך השנים, הופקו תקנים לאומיים ובינלאומיים רבים
לטובת הסדרה מתודולוגית של נושא ניהול הסיכונים לסוגיו על ידי מספר
מדינות כגון אוסטרליה, בריטניה, קנדה, ארצות הברית ויפן. כמו גם
ארגונים בינלאומיים רבים וביניהם Project Management Institute,
The Institute of Electrical and Electronic Engineers, International
Electro technical Commission, ו Federation of European Risk Management.
התקן הישראלי לניהול סיכונים
באפריל 2005 הקים מכון התקנים הישראלי ועדה טכנית לניהול
סיכונים במטרה לבחון את הדרכים למתן מענה לצרכים של מדינת ישראל
בתקינה בתחום זה.
הוועדה שמה לעצמה שני יעדים עיקריים:
• ניסוח תקן ישראלי מותאם לצורכי הציבור בישראל, לתרבותו ולאופיו.
• הפצת הידע בנושא ניהול הסיכונים ללא דיחוי ובדגש סיוע לגופים הפועלים
בשוק הבינלאומי.
לאחר כשנתיים של עבודת מחקר נרחבת הוחלט לבסס על התקן
הישראלי החדש על תקן ניהול הסיכונים הוותיק והמוכר של מכון התקנים
המשותף לאוסטרליה וניו-זילנד - AS/NZS 4360:2004 : Risk Management,
תקן זה אשר עודכן מספר פעמים, מביא נאמנה לידי ביטוי את החשיבה המובילה
בעולם בתחום.
התקן החדש לא נועד לצורכי תיעוד אלא כדי להוות הנחיה לארגונים שונים
ששמים להם מטרה למסד את תהליכי ניהול הסיכונים התפעוליים, למול התהליכים
המקובלים בעולם.
התקן תואם לקשת הרחבה של התקנים הלאומיים והבינלאומיים השונים שנבחנו
היות ובדומה למקובלים שביניהם, אף הוא נוקט גישה תהליכית הדומה ברוח
זו לקבוצת תקני האיכות.
התקן כולל הנחיות כלליות יחסית, ולפיכך, ארגון המבקש לאמצו יכול
להתאים את הכלים והשיטות המתאימות לצרכיו ליישום התהליך המוצע בו
על שלביו השונים. כמו כן מתכוון מכון התקנים לפרסם במקביל לתקן מדריך
יישום אשר מפרט את הכלים שניתן להיעזר בהם כדי ליישם את התהליך כפי
שמופיע בתקן.
התקן הישראלי החדש – עיקרים וחידושים
תפיסת ניהול הסיכונים
התקן מגדיר את ניהול הסיכונים בארגון כתהליך איטרטיבי המתחייב
להשגת איזון נאות בין ניצול הזדמנויות לרווחים לבין מזעור הפסדים
ואשר מטרתו המוצהרת היא שיפור תהליך קבלת ההחלטות בארגון וכפועל
יוצא - שיפור באיכות ביצועיו.
התקן מציב את ניהול הסיכונים בארגון כחלק בלתי נפרד מניהולו התקין
והתרבות הנהוגה בו, וקושר אותו בקביעת תהליכי עבודה מוסדרים מחד
ובכלים הולמים שיאפשרו את ניהולו מאידך.
נהוגה התפיסה במחוזותינו כי ניהול סיכונים עוסק במשמעויות השליליות
של אירועים עסקיים שונים ובמניעתם, אך בתקן זה נקבע כי החשיפה לסיכון
עשויה להביא לארגון השלכות חיוביות וזאת כתוצאה מהגדרת הסיכון כחשיפה
לתוצאות של אי ודאות, כסטייה מהמתכונן או כסטייה מהצפוי.
תהליך ניהול הסיכונים
התהליך המפורט בתקן החדש והמוצג להלן בציור
1.0, תואם כאמור את התקנים התהליכיים המקובלים בעולם לניהול סיכונים
תפעוליים כמו גם להגדרות ניהול הסיכונים בפרויקטים של ארגון ה- PMI
העולמי.
התהליך כולל מספר שלבים איטרטיביים מתחייבים שיש להטמיעם בנהלי הארגון
ובתרבותו לשם השגת שיפור מתמיד וניהול מיטבי.
ציור 1.0 - תהליך ניהול סיכונים - סקירה
כללית
תהליך ניהול הסיכונים – רכיבים עיקריים:
קביעת ההקשר (Establish Context)
ניתוח ההקשרים החיצוניים והפנימיים של תהליך ניהול הסיכונים שבמסגרתם
יתבצע כלל התהליך. כמו גם, קביעת מדדים וקריטריונים נדרשים שבאמצעותם
ימדדו וינותחו הסיכונים.
זיהוי סיכונים ((Identify Risks
זיהוי לאירועי הסיכון שהארגון/פרויקט/תהליך חשופים אליהם , כולל
המאפיינים שלהם כדוגמת מועד התרחשותם, סיבות אפשריות להתממשותם והאופן
שבו יבואו לידי ביטוי, כמו גם השפעתם האפשרית על פעילות הארגון בין
אם השפעה זו עלולה להיות במניעת השגת מטרות, חבלה או דחייה שלהם
או לחלופין – העצמת הישגי הארגון.
ניתוח סיכונים(Analyze Risks)
הערכת החשיבות היחסית של אירועי הסיכון שזוהה, במימדים של סבירות
ההתרחשות וחומרת ההשלכות במידה ואירוע הסיכון התרחש. ניתוח זה יבוצע
מול קשת האפשרויות וההסתברויות של תוצאות מימוש אירועי הסיכון.
מדידת סיכונים (Evaluate And Rank Risks)
בדיקה השוואתית של האומדנים לרמות הסיכון שחושבו למול המדדים שנקבעו
מבעוד מועד, או השוואה משוקללת בין תועלות אפשריות לבין נזקים אפשריים.
כך תתאפשר קבלת החלטות ניהוליות הנוגעות לקדימויות הטיפול בסיכונים
ואופי הטיפול הדרוש, היקפו וטיבו.
טיפול בסיכונים (Treat Risks)
קביעה ויישום של תוכניות פעולה ייעודיות אשר ייבחנו בראיית עלות-תועלת,
במטרה להבטיח הגדלת התועלות האפשריות והקטנת העלויות האפשריות.
ניטור וסקירה (Monitor & Review)
ניטור כל שלבי תהליך ניהול הסיכונים מתחייב לטובת השגת שיפור מתמיד.
כמו כן, מתחייב ניטור הסיכונים עצמם ואפקטיביות האמצעים שנקבעו לטיפול
בהם, באמצעות תהליך זה יבטיח הארגון נקיטת שיטות פעולה רלוונטיות
לסיכונים למול הנסיבות המשתנות ושינוי קדימויות כאשר נדרש כזה.
תקשורת והתייעצות ((Communicate & Consulate
הפצה והתייעצות עם בעלי העניין השונים של הארגון בנוגע מידע רלוונטי
הנגזר מתהליך ניהול הסיכונים, בכל שלב משלבי התהליך.
סיכום - ערך מוסף לארגון העובד לפי התקן החדש
הטמעת תקן ניהול הסיכונים בנהלי הארגון תוך התאמתו לצרכיו המיוחדים
תביא לשיפור ההתנהלות, התרבות הארגונית וקבלת ההחלטות, שיפור באמון
בעלי העניין השונים בתהליכי העבודה הארגוניים, הגברת האפקטיביות
בהקצאת המשאבים בארגון, קפיצת מדרגה ביכולת הארגון לזהות איומים
והזדמנויות וניצול הפוטנציאל הטמון באי הודאויות לטובת הוספת ערך.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
במידה וברצונכם לקבל פרטים נוספים לגבי
התקן החדש או לבחון משמעויות ליישומו אשמח ליצירת קשר לטלפון במשרדי
03-9775195 או במייל davidz@pme.co.il
